前言：人事档案室负责整理和归纳各类干部个性、态度、职业技巧、职业修为和个人生活经验，这些文件和数据都极其重要，它们成为了机构做出决策的重要参照。伴随着市场经济的持续进步，依赖于旧有的文件管理方式进行任务，已然与当前社会的进步相悖，这使得公职人员的能力与潜力得以充分显示，也阻碍了工作效益的增长。所以，相关机构必须高度重视干部人事档案的管理，并制定完善的管理策略，以此提升档案管理员的全面能力，进而更有效地执行干部人事档案的管理任务^[1]。

一、干部人事档案的概念界定

干部人事档案主要用于记录、评估、激励党员及国家领导的行为，这些行为都由各级的国家党政机构的组织部门通过书面方式展示。这些信息被视为对于领导的最直接的历史记录，它们反映了领导的工作经验、成果、技术水平、专业品质、及其家庭状态等方面的真实状态。毫无疑问，为了塑造一支优秀的党员及国家领导团队，干部人事资料在党政机构的组织管理过程中起着至关重要的角色，它们是选拔、任命、激励领导力量的有效依据。所以，妥善处理干部人事档案至关重要，这是保证干部人事档案信息的精确、真实、全面的强大支持，也是组织人事档案管理部门挑选并使用优秀人才的根本。增强党和国家的干部团队建设对于构建国家繁荣、民族昌盛、人民幸福的中国特色社会主义社会具有积极影响。所以，根据特定的职业准则和技巧来优化干部人事档案的管理是干部人事档案管理机构无法回避的职责与义务。

二、干部人事档案管理工作内容

（一）档案的收集与补充

集结党和国家领导人在档案管理机构中创建并保存的文件资料，就是对其进行统一分类、梳理和鉴定等一系列操作，这是构建领导人事档案的基础步骤，而其他步骤以及整个工作的成功与档案收集的品质息息相关。收集干部人事档案信息是一个动态且持久的过程，需要持续的增补^[2]。

（二）档案的鉴别与整理

在执行档案识别任务时，人事档案管理部门必须坚决依据国家的相关政策文件，并且要严格遵循党和国家的政策要求，对干部人事档案进行精确、详尽的鉴定，以确保档案信息的准确性和可信度。在进行档案识别的时候，需要仔细研究档案信息所揭示的问题，明确它们的储存意义，并妥善处理档案信息的选择。管理干部人事档案的核心步骤就是进行档案的整理，这个过程相当复杂，需要采用特定的策略，严格遵守档案整理的真实、标准、完备和简洁的原则，以确保对干部所有文件资料进行仔细的辨识、精确的分类、明确的目录、规范的处理和整洁的装订。

（三）档案馆藏与保护

人事档案管理部门应该积极执行优质的档案保管策略，各相关部门需要积极配合档案的收藏和保护任务，例如，确保消防安全，并建立其他保护档案的安全设施等。为了确保党和国家领导人的档案信息的安全，必须构建一支拥有高度的组织纪律和政治素养的专业团队。同时，人事档案管理部门也需要持续优化档案的保存和保密措施^[3]。

（四）档案的利用与咨询

换句话说，人事档案管理部门的主要职责包括为客户提供文件的借阅和咨询、借出和利用的服务，还有对客户的问题进行解答。不论提供何种服务，人事档案管理部门都需要确保文件的安全性和秘密性，并且需要遵循文件管理机构的规定以获取所需的服务。

（五）档案的转递与统计

档案的转递与统计实质是在不同的公务员和职员的人事档案管理机构中，以一种安全且稳定的方式，对公务员和职员的人事档案实施有序的输入和输出。例如，因为职务的变更，人事档案管理部门需要把员工的个人资料从他们的上级单位移除，并把它们送到新的上级单位。关于档案统计，它涉及到对公务员和职员的个人信息进行研究、梳理和解读，而这个研究过程便是有意识、有策略地全面搜罗初步信息的步骤，这也构成了进行统计梳理和统计解读的根本。利用数据收集和整理，然后运用数字化手段进行深入的探讨和研究，目的是发现和掌握文件管理的常规，从而为优化文件管理提供有效且科学的参考^[4]。

三、干部人事档案专项审核工作中存在的问题

在回顾干部人事档案的专项审核过程中，人事档案管理部门已经取得了一些显著的进步，但同时也存在一些不能被忽视的问题。请外部团队进行特别审查存在保密问题。某些区域和机构选择利用外部资源，通过公开竞标、选择（借）非本单位的员工等途径，让拥有一些经验、实际操作技巧、能力的机构或团队成员协助进行特别审查。虽然采用此种方式确实具备优势，例如能够有效地规避由于相似职务的人员关系导致的问题，从而使得审查过程更加公正和透明，并且，由于外部的专业人士具备丰富的审查经验，也能够极大地提升审查的效率。然而，在对干部个人资料进行专门的审查过程中，他们的隐私信息等也被完全揭示出来，即使双方在事前已经签署了相关的保密条款或协议，信息泄露的危险依旧是不可避免的。另外，如果外部员工在职场上对于行业的人事档案特性了解不足，或者是频繁地进行数字化档案信息的操作却缺乏有效的监管，或者是出现了操作错误，那么这无疑会对档案的质量和安全以及审查的效率产生负面的影响。经过专项审查，人事档案管理部门发现问题的整改效果并不尽如人意。观察其起始点，可以发现干部对于档案管理的认知程度较低，他们在“三龄两历一身份”的相关信息资料方面存在不足，并且还没有按照标准的规定进行修改。观察组织结构，对于那些需要干部自身曾经任职的机构参与的相关任务，也有未能及时主动协调并且按照规定的时间进行整改的情况。观察审查整改的结果，人事档案管理部门发现在初次进行干部提升、职级晋升、调任转任以及身份认定时，对档案的审查并不严谨和规范，甚至在当时就已经发现了问题。然而，根据政策规定，这些情况不应被进行干部提升、职级晋升、调任转任。这种问题的整改也难以恢复原状，或者在整改过程中只能大幅度降低，甚至无法解决，这种情况依然存在^[5]。

四、新时代视域下关于干部人事档案管理工作策略研究

（一）加强领导，强化管理，提高档案工作管理水平

档案工作是党和国家进步的重要环节，是一项崇高的职责。这充分阐述了档案工作在构建中国特色社会主义过程中的关键角色、重大任务和深远影响。领导的注重是优化文件管理任务的核心与保障，优化员工文件管理的前提在于需要更深入的了解各层次的领导，真正增强他们对文件管理的关注与引导，根据自身的具体状况，建立文件管理的领导团队，全权处理文件管理的任务，设立年度的任务规划，每年都会定期的审核、引导、监督文件管理的任务，亲自观察文件管理的状态，如果发现存在的问题，应立即给予修正建议，同时也需要推动相关的部门迅速采取措施，更深入地提升文件管理的标准化程度。接下来，人事档案管理部门需要确保在资金方面的投入，所有档案管理工作所需的资金都应得到支持，以确保硬件设施达到标准。第三，人事档案管理部门需要按时或者随机地询问并探讨员工的人事档案管理任务，真正地协助处理在日常工作中出现的挑战与问题，以此来确保员工的人事档案管理任务能够顺畅进行。第四，加强硬件设施建设，要设置专用档案室，确保“八防”的有效实施，以及相关设备的配套和安全有效运行。

（二）加强组织领导，强化对干部人事档案重要性的认识

为了更有效地管理档案，充分利用其关键性，人事档案管理部门需要特别注重对档案的初始管理，理解，增强文件保存的认识，持续刷新自己的知识体系，确保每份文件都能够达到最高标准、严格且真诚地处理。从另一个角度来看，人事档案管理部门坚守严谨实事求是的原则，严格审查并把关归档的文件，对于不符合标准的文件将拒绝归档，以保证干部档案的真实性、完整性和全面性。针对此，可以设立特别的审查小组，严格执行对于员工和人事档案的领导角色，由集团的党委书记担当首席责任，其他相关的领导则是次级责任，而组织和人力资源部的负责人则是最终的责任者。根据公司的具体情况，深入探讨和设计出了实用且有效的执行计划和期限规定，从而给予工作的有效执行以组织支持；从中组部、北京市委组织部中选拔出主要的负责人，并且多次组织研究中组部、北京市委组织部在领导干部人事档案管理和审查等相关的文件内容，并且对此进行深入的学习？

（三）深入开展专项审核工作，提高干部人事档案的工作质量

根据中央组织部的指示，人事档案管理部门已经在公司的范围内进行了对干部人事档案的特别审查。在进行审查时，必须严谨务实，特别关注三个关键步骤：首先，人事档案管理部门必须对审查责任进行严格的执行。为应对复杂的审核内容、苛刻的标准以及严格的流程，集团的专门审计小组开始着手执行审计责任。他们将“规定动作”如审核登记、整合分析、研究核实、组织鉴别、问题应对、资料存储等的“规定动作”的审计职能进行详尽的划分，并清晰地指出了每一个流程、每一步的审计主题、审计方法等，着力提升了专业审计人员在所有“规定动作”中的关键性和责任感。第二，严把审查流程。在深入理解政策规定和明确审查职责的前提下，强调严谨执行各类审查流程的重要性，并且对于每一次审查中发现的问题都会详细地按照卷、页、项进行记录。通过这样的严谨执行，能够保证每一卷档案的审查信息都没有遗漏或者存在任何死角。三是严把审计质量关。在每个审查步骤开始之前，都需要安排专门的审查员再次研读政策文件和重新理解审查要求，以此来进一步提高审查标准的一致性。对于材料不规范、信息不全面等普遍问题，人事档案管理部门选择了集中预审的方法，将具有代表性的文件集中起来，并一同根据政策规定逐页逐条进行研究和分析，最后达成共识。严格把控审核质量流程，坚决执行严谨的审查，保证领导干部人事档案中每一份资料都是真实有效的^[6]。

（四）将干部人事档案管理与最新的科学技术相结合

随着信息科技的飞速进步，对于优化干部人事档案的管理工作产生了全新的考验，同时也孕育出了新的可能性。一方面，对于一个负责维护文件的组织来说，这项关键的任务无疑需要采用最优秀的储藏策略。IT的进步为管理部门储存文件创造了新的可能性。计算机IT的高效率、高精确度和高灵活性使得文件储存变得更加节省时间、精力和便利。此外，利用最新的科技——计算机信息技术进行档案管理，可以促进档案资料从纸质形式转变为电子形式。电子版的备份过程简单，且具有更高的保密性（可以在计算机中设置特殊的密码），同时，它的储存也更为安全，不易被遗忘。从另一个角度来看，将档案管理与计算机IT相结合也为档案管理人员提供了更多的时间和空间去研究档案管理制度。他们在制度的改革和修正以及对档案材料的完善、真实性和档案材料整理的细节上投入更多的精力，以此来提高档案管理工作的效率。

结语：总结来说，人事档案管理部门必须坚守法律的原则，并进行有序的管理。完善的干部人事档案管理能够对部门的持久发展产生重大的指导意义。在新的时代背景下，人事档案管理部门需要逐步采用信息化的建设方法来优化干部人事档案，以实现其管理的即时性和标准性。另外，人事档案管理部门需要改革管理观念、扩大服务领域、采纳5G等前沿科技、增强人力资源的吸纳，从而提高档案管理的效益。这样，员工人事档案管理就有了显著的效果。在本文中，人事档案管理部门将深入探讨这个问题，期待能给予医疗机构员工人事档案管理的大规模和分级化的发展方向。

参考文献

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