前言：在信息化浪潮下，干部档案的数字化治理极为关键且迫切。信息技术的飞速进步使得数字化成为现代档案管理的大势所趋。通过推进数字化进程，不仅能够提升档案管理的效能和品质，也能促进资讯共用与资源融合，并增强信息安全的防护能力。鉴于此，相关单位应当给予数字化工作足够重视，强化资金支持，以加快干部档案数字化管理的发展步伐。

一、实现干部人事档案数字化管理的意义

（一）有利于干部人事档案管理更加快速便捷

在数字化技术整合下的档案管理工作中，无论进行档案的搜集、保存还是查询，仅须通过输入关键词便能够实现。与传统逐项手工作业比较，数字化档案管理显得更加迅速和便捷。而且，数字化档案搜集还具备了自动化的特性，免去了人工逐一关注每份相关文件的需要。它通过连接机关单位发布工作或资源共享的网络平台，实现了档案的在线自助搜集与整理功能^[1]。

（二）有利于干部人事档案信息传递更加安全

利用网络信息技术提高了干部人事档案数据资产的保密等级。在以往，档案资料只能依靠实体文件的形式传递，这很容易导致文件损耗或遗失。现在，通过网络传输档案，可以大幅降低这类风险。相关单位仅需建立一个内部网，并设定访问权限和密码，即可在确保资料传递过程中的隐私性的同时，保证档案的完整无损和安全。此外，网络传递资料具有更高的速度，打破了物理界限，做到数据共享，并且方便最终用户的存取。

二、大数据时代干部人事档案管理数字化建设存在的主要问题

（一）干部人事档案管理观念落后

部分干部仍旧持有较为陈旧的管理理念，仍旧固守于传统的管理规定，缺乏对现行管理方式的创造性改良或者刷新，使得档案管理难以达到规范化标准。特别在如今网络信息技术遍布的现代，有些单位在干部人事档案管理的数字化进程上进展缓慢，许多基本的信息技术及所需设备依然没有装备到位，严重限制了干部人事档案管理职能的进步。

（二）缺乏完善的干部人事档案数据信息管理平台

人员档案在信息种类和范围上显得相当单薄，内容覆盖的领域亦极为有限，这直接限制了人事资料档案数字化的进步。缺乏对大数据技术的有效应用导致档案资讯仅支持查询特定个人，无法进行同期或同职业类别干部之间的能力比较分析，这削弱了档案数据处理的效用和内在价值，并未发挥数据管理应有的作用。另外，目前干部人事档案信息的搜集主要集中在以文本形式记录的资料上，这就意味着在进行统计分析和数字化处理时，必须耗费大量劳动与物力去进行文本资料的再次搜集和整理，这无疑增加了管理工作的重复性。若能构建一个干部人事档案信息的数据处理平台，就能有效提取和精炼这些信息，实现资源的共享及自由编纂，从而提高档案管理及利用的效率^[2]。

（三）干部人事档案管理信息化配套设施不健全

构建干部人事档案管理系统以及实施档案的数字化管理，这对于档案管理者技术能力的要求超越了传统档案管理的水准，需要更为精准和严格。然而，当前许多从事档案管理的工作人员专业能力并不出众，甚至有部分人的专业程度甚至未能触及最基本的标准。一般干部的人事资料在数字化系统中需按用户类别进行索引，并按照不同层级授权使用权限。其中，高级用户拥有编辑、删除信息的权限；而中级用户可执行全文档内容检索；同时，管理员掌握着对用户管理权的调控，并能够实时监控各用户的活跃度与查询记录。因此，档案管理员必须熟悉平台的运作和操作，一旦出现问题需要能即时应对，保证用户查阅档案的行为均在既定规则之内，以规避潜在的误用和相关问题。

（四）缺乏信息安全意识，容易引发信息泄露风险

伴随着大数据的兴起，整合在一起的文件档案系统存在信息泄露的潜在威胁。确保机密文件的信息得到妥善防护以及防止文件资料的不当使用，需在构筑档案数字化管理体系时给予优先关注。同时，在推动干部人事文件数字化处理和建设大数据档案平台的过程中，也应特别注意采取合理的网络安全措施。与传统档案管理方式相较，数据信息平台的运用更为方便快捷，但同时也增加了信息安全泄露的可能性。若平台管理端未能妥善实行防护措施，档案信息系统有可能遭受网络侵害，进而无法确保关键档案的安全存储。在使用干部人事档案时，还需对用户进行身份验证，并对存取敏感资料实行更高级别的访问控制。除此之外，系统应对用户对下载档案进行的编辑或变更行为进行及时的自动监控与记录^[3]。

三、大数据时代数字化人事档案管理的新需求

（一）人事档案信息处理需要数字化

处理人力资源档案信息是组织管理的关键步骤。目前分析的数据均来源于电脑内部的编码信息。应用数码化及网络技术不仅能够增进人力档案信息数字管理的效能，还能在大数据的趋势下，对传统档案资料进行数字化转换并构建数据平台，以数字网络管理模式取代手工操作。档案管理者通过对档案账户的查询，便捷地检索并提取个人全套档案信息，对个人成长历程进行深入剖析。这种方式显著优化了人力资源档案信息管理的整体水平，节约了成本和时间开支。

（二）人事档案信息结构需要科学化

档案资料的数字化不仅仅局限于记录于档案材料里的资料，它实际上是一整套系统化的资料集，这不只依赖于电脑技术、网络技术、信息技术等众多现代技术的底盘，也应结合单位自身的具体发展程度进行深入分析，从而制订出合理的管理策略。储存档案资讯的构造必须合乎逻辑，能够运用专业化的数据库软件来保存资料，并依据档案资料的独有属性，选用树型结构、链式结构等多样化的数据组织方法进行归档，从而当需要对大量数据进行分析时，可迅速检索并剖析所需的有价值信息^[4]。

（三）人事档案信息管理人才需要专业化

伴随着大数据时代的到来，数字化档案资料需由具备资质的管理专才负责操控。高效的数字档案管理系统依赖专业人员的构建及后期的持续维护，这是确保档案信息输入及提取流程既稳全又精确的关键。精通于此一领域的档案信息处理专家不仅需能娴熟操作这样的系统，对系统运行的深层逻辑有透彻的把握，同时必须对其管理的档案资料有着专业层面的识别与了解，可以根据具体情况把信息进行拆析与有序组织，并确保资料在系统中得到完备的存储。

四、大数据时代干部人事档案管理数字化建设的要求

（一）完善人事档案信息管理系统的功能设计

处于大数据浪潮之中，我们不仅需确保电子资料的完好无损，同时还须减少资料存储过程中的故障率。可依循资料管理现代化的进度，运用并发展基于云端的资料储存技术。在此基础上，通过推广功能齐全的档案信息系统，进一步提升档案的管理品质。随着云储存技术的不断进步，档案管理的数字化程度亦将相应提升，数据处理的效率得到加强，从而更加契合当前对于人力资源档案管理的要求^[5]。

（二）提升人事档案管理人员的综合素质

各相关单位需致力于增强档案管理工作人员的职业能力，定时对这些人员实施专业培养，并举办如“人事档案入门培训”等专项活动，旨在将理论与实践紧密融合，确保工作人员的专业技巧得到实质性提高。应主动革新培训方式，拓宽教育平台，着眼于通过岗位实践培养专才。通过讨论分析等手段唤起干部对工作的热情，提升他们自身担当，以助推档案治理的革新事务顺畅进行。提出应实施绩效驱动机制，对那些成果杰出、态度热忱负责的工作成员予以表彰和奖赏；对那些成果不尽人意、态度消沉的工作成员施以批判和启迪，目的是不断增进档案管理革新团队的整体能力。

（三）提高人事档案管理的服务水平

在数字信息化浪潮中，档案管理部门需深度关注用户的实际需求等。通过精确解析用户查询动态，基于得到的数据洞见来增强归档服务品质，逐渐提高用户满意度。同时，各归档单位可考虑按需打造独立的档案信息网络平台，以注册和登录形式，让用户更便捷地访问和检索所需的档案资料，增进电子档案的应用效率。并且，在保障信息安全的基础上，适当开放更多功能权限，简化检索流程，以推动归档服务质量的整体提升^[6]。

五、数字化人事档案管理的新策略

（一）集中统一管理干部人事档案数据

须致力于强化对相关负责人、单位和工作人员在干部及职员档案资料数字化和信息技术化处理观念的普及教育，促进这些人员深化对电子档案管理的理解，并掌握应用信息技术进行档案管理的技巧。亦可安排网络技术和“大数据”领域的权威专家来提供知识讲解与技能培训，从而不停地提升管理该类档案的人员的技能水平。在推行数字化档案管理过程中，要重视采用集中协调的管理模式，打造并运用一个集文档存储、管理和使用为一体的平台。在搜集档案资料时，既要规范搜集步骤，同样需要规范数据导入的接口。通过对搜集到的资料实施规范化管理，能够便于后续资料的分类整理和筛选使用。同时，对于数据的应用管理亦需规范化，简化处理档案的流程，使得档案管理工作更高效、便捷、流畅，并且突出干部人事档案的应用价值。

（二）收集基础信息数据，建立干部人事档案信息数据库

应采纳集成化文档管理方式，构建匹配的资料库，以便对领导干部的个人档案信息有一个全面的控制。例如，TRIP资料库以其非结构化的特质而被人称道，最明显的优点在于其跨平台的大容量数据存储能力，并能以二进制方式导入及保存各式数据。这种资料库对数据体积没有过分限制，并且可以自动提取文本，便捷地完成档案资讯的搜索，其检索系统功能非常高效。同样值得一谈的是，TRIP资料库内部的分层架构，它通过辨识用户身份和调控访问权限内容，实现对干部人事资料的快速处理与连续监控^[7]。

（三）完善基础设施，加快技术人才队伍建设

作为电子档案建置与提升档案管理效能的关键先决条件，各管理单位应该大胆增加财政拨款，为档案信息化及数字化管理配备必需的基础硬件，诸如服从数字化项目需求的数据服务器、电脑、扫描设备以及必备的管理软件等，以确保能够满足管理干部人事档案数字化的具体需求。鉴于当前许多区域档案资料数字化转型尚未广泛实施，其中一些地方在数字化操作及技术能力方面相对较为滞后。因此，强化人才培养，并增进他们的信息技术应用技巧，在推动干部人事档案数字化进程中占据极为关键的地位。在人才培养的过程中，应当重点加强档案数字管理技术的应用培训。通过专业的教育训练，让管理者深入理解数字技术，并精通数字档案的管理与操作。不仅要加强基础理论与知识的提升，还可建立专业团队开展深入研究，以此提高档案数字化转型的质量和效率。

（四）提高干部人事档案管理信息系统运行的安全性

众多涉及国家秘密、专有技术和商业秘密、区域发展等敏感信息的数字化干部人事资料需要严密的网络信息风险管理。应构建健全的电子档案保障体系，重视数据安全，预防档案资料外泄的危险。在干部人事档案的电子管理系统日常运作中，必须关注操作流程的规范与监督，加强审慎操作。通过严格控管操作系统，并在用户入口处配置身份验证机制，从而杜绝数据外泄，防止用户对档案资料的不当使用，以此增强干部人事资料的保密性。

结语：随着数据科技时代的到来，数字化转型在档案管理领域已成必然趋势，它彻底改变了人事资料的维护、储存及应用的模式。转向数字化的干部人事档案管理系统带来了诸多益处和新需求，同时也引入了前所未有的挑战。要想确保人力资源资料管理适应这一转型，就必须不懈地优化管理系统架构，规范电子档案管理流程。同时，增强档案工作人员的职业能力并提升服务质量也同样重要，这样才能确保人事资料管理朝着数字化、自动化和网络化的方向稳步前进。

参考文献：

[1]张璐芳,王薇.大数据时代事业单位人事档案数字化与人才服务信息化建设方法研究[J].办公室业务, 2024,456(345):43-45.

[2]李彩文.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].东方文化周刊, 2023,45(456):678-679.

[3]姚珊.大数据时代电子信息人事档案创新管理研究[J].兰台世界, 2022,234(341):234-235.

[4][1]徐步丹.大数据时代企事业单位干部人事档案管理数字化建设分析[J].办公室业务, 2024,22(115):234-235.

[5]窦苡.大数据时代人事档案信息化建设风险管理路径研究[J].机电兵船档案, 2023,123(231):86-87.

[6]田林.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].电脑高手, 2023,123(134):610-611.

[7]杨瑞雪.大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设研究[J].包头职业技术学院学报, 2023, 241(223):36-37.