引言

文秘工作是文书档案工作的重要基础，很多文书档案源于文秘工作的开展，

相应的文书档案管理也是文秘工作的延伸。因此，在推进文秘工作与文书档案一

体化管理进程中要充分尊重二者的客观联系，充分认识到文秘工作与文书档案一

体化管理的重要性和必要性，对文秘工作以及档案管理工作流程进行认真梳理，

对于二者一体化管理存在的问题提出具体可行的解决措施，进一步提升一体化管

理效率。

1 文秘工作与文书档案一体化建设的价值

1.1 提高文秘工作效率

文秘的主要工作包括书写文书、整理文件，与其他部门人员相互沟通，实现

部门协调发展等，其工作内容较多，并且较为繁琐，而公文是文秘开展工作的主

要对象。无论是文秘还是文书档案工作，公文都是其中的基础条件，也是工作开

展的主要环节，文秘工作的开展水平会对公文质量产生较大影响，进而决定文书

档案管理水平。文书档案在实际运用中，能够帮助相关人员查阅信息和资料，积

累知识，促进企业良好发展。例如，文秘在日常工作中，可以利用查阅文书档案

的方式，掌握领导的讲话风格和以往公文样式等，并对现在和以往的公文格式、

标准以及流程等相互对比，判断自己在起草文书以及处理工作中是否存在问题，

最终达到提供文秘工作效率的目的。提高文秘工作实际开展的规范化和标准化，

促进二者之间相互协调共同发展。

1.2 提高数据信息共享效率

文秘在编写文书以及与领导、同事传递信息、协调工作过程中，都需要建立

在掌握一定信息的基础上，因此数据信息对于文秘日常工作来说非常重要，是各

项工作开展的基础。在文秘工作与文书档案一体化建设中，利用信息平台实现数

据信息的有效共享，避免文秘和档案工作出现重复工作的情况，以往文秘工作在

对文书进行管理中，往往采用传统方式，但是随着规模的逐渐扩大，为了保证最

终管理质量，需要调整以往管理模式，充分利用信息化手段的同时，与档案管理

工作相互结合，提高自身工作效率，实现文秘工作的信息化建设。而从文秘工作

角度出发，文秘工作者需要对材料以及文件进行有效处理，领导完成审批之后再

归档，或者通过整理分析的方式，形成特定的文书档案，二者之间具有较高的相

通性，对其进行一体化建设，与现代化发展需求相吻合。

2 当前文秘工作与档案整理一体化存在的问题

2.1 文书档案管理不标准

（1）文书档案分类混乱。国有企业组织结构和职能划分与行业标准存在差

异，导致各种文件出现管理不规范的情况，这些情况包括文件归属不明确、归档

方法缺乏统一规定以及档案保管不规范等，难以形成有效的档案信息资源。（2）

档案管理制度不健全。部分国有企业管理人员缺乏档案管理经验，如不善于保管

和存储文书档案、档案处理方法不规范，致使文书档案管理工作存在缺陷。同时，

部分国有企业档案管理制度没有得到领导和有关人员的重视，文书档案管理流程

和档案使用流程不规范。（3）缺少技术支持。国有企业存在档案管理专业人员

流动性大、科技设备设施落后等问题，很难保证文书档案管理现代化技术的应用，

设备设施缺乏有针对性地维护和更新。

2.2 文书档案管理与实际需求脱节

国有企业文书档案管理与实际需求脱节，文书档案管理不能够满足机构工作

的需求，在一定程度上影响了文书档案管理效果。主要表现在以下几个方面：一

是文书档案获取困难。国有企业需要从已有的档案中搜索或提取相关信息，尤其

是历史资料，在没有完善的档案管理方法和档案管理系统支持的情况下，会出现

文书档案分类混乱、档案保管不规范等现象，导致文书档案获取困难。二是存档

档案时效性不强。文书档案的管理是建立在纸质档案长期存储的基础上，而部分

国有企业保存文书档案时，存在档案保管不规范的问题，没有采取合适的温度调

节与环境保护措施，致使档案在保存过程中出现损坏、无法恢复的状况。三是文

书档案筛选不当。部分国有企业的档案内容种类多样，数据量较大。一些较为常

见的文件容易被整理和筛选，某些特殊类型的文书档案可能被忽略。这些文书档

案中可能包含着机构的核心数据、策略和决策依据等信息，如果不妥善保存和保

护，影响国有企业的发展。四是技术不足和人力资源短缺。缺乏专业、专门从事

档案管理工作的人才，导致文书档案管理流程不够顺畅，难以为单位提供实际的

技术和人才支持。

2.3 档案管理技术水平低

全世界都已经进入信息化时代，传统的档案管理也应当顺应时代的发展，从

手写记录转化为电子档案，这样不仅能够保障档案的完整性，还能够减轻管理人

员的工作量，提高档案整理、查询的效率。但很多单位并不重视信息化建设，甚

至存在将档案管理剔除在单位信息化建设范畴之外的情况。归根结底是领导层与

管理层对档案信息化建设工作缺乏足够重视，这加剧了档案管理的混乱。在信息

化档案管理背景下，档案管理不仅对管理人员的专业能力有要求，还对其信息素

养提出了更高的要求。但目前很多单位并不重视档案管理工作，在人才引进与任

用的时候有很大的随意性，未针对高端人才制定更好的待遇，还存在业务部分、

行政部门人员直接转岗的情况，让不具备档案管理能力的人开展工作，会影响档

案管理的质量。

3 文秘工作与文书档案一体化管理路径

3.1 健全一体化管理制度

制度具有规范监督的作用，对文秘工作与文书档案一体化建设来说具体重要

意义，为了进一步促进二者的一体化融合，需要在制度的基础上完成规划统筹。

一体化管理制度主要包含以下内容：第一，文书相关资料的搜集整理工作，在制

度中明确规定资料搜集整理的规格、方法、时间以及存储上报方式，根据管理内

容以及办法，提高各项工作落实效果。第二，沟通协调，沟通协调是文秘的主要

工作内容，在日常工作中，文秘需要明确自身的配角意识，做好领导的助手，从

这一角色角度出发，与各个部门之间的人员展开沟通交流，同时接纳他人建议，

分析自身在工作中存在的问题或者缺陷并针对性解决，确保各项环节都能够实现

统一协调发展。例如，在文件收发工作中，要在收发文件之间仔细核对收件人信

息、文件内容信息等，避免出现文件发送失误。而在收文件中，则要从文件接受

时间、对象、内容等方面进行记录，实现细节的优化完善。在建立文秘工作与文

书档案一体化制度的过程中要注意，需综合分析相关人员的建议，利用信息技术

控制建设质量，确保各项工作都能根据制度中的标准完成落实。清晰科学的制度，

能够为一体化建设工作提供发展方向，同时划分相关人员在其中需要承担的责任

和范围，明确分工，一旦出现问题能第一时间确定责任人，有效解决问题。

3.2 构建信息化管理系统

前文已经论述过档案信息化管理的重要意义，各单位应将档案管理纳入整体

信息化建设体系，针对档案管理构建信息化系统，引入信息化软件，投入相关硬

件设施，为档案信息化管理提供保障。目前很多办公室都存在硬件设施老旧、软

件技术落后等问题，各单位应引起重视，在资金方面给予支持，购置更加先进的

设备，实时更新信息化软件，开发档案信息管理系统的新功能，使其能够更好地

完成档案整理、查询、分析等工作。此外，各单位还应积极学习优秀的办公室档

案管理经验，完善档案管理模式，合理应用信息技术，节省不必要的开支，开发

信息系统更多管理功能，提升档案管理效率，降低人工管理成本，规范办公管理

流程，促进单位的现代化发展。

3.3 强化文书档案安全保障

文秘工作与文书档案一体化管理难免会涉及带有密级的档案。这就需要文秘

工作者和文书档案管理人员在一体化进程中对相关重要的公文进行严格保护，切

实保障重要档案信息资源安全。文秘工作与文书档案一体化管理难免会涉及多种

信息技术的应用，因此在系统和平台建设方面要确保网络安全。在具体实施过程

中要选择好的杀毒软件，防止外部病毒入侵，同时还要定期对重要档案信息资源

进行数据备份。内网要建立防火墙，防止外部人员非法访问和入侵。文书工作人

员和档案管理人员要将网络信息安全作为重要工作方面，要严格按照文书档案安

全管理相关制度要求落实安全工作，定期更换杀毒软件和防火墙，定期对系统病

毒进行检查，一旦发现病毒入侵，要及时采取有效措施进行封堵。随着网络信息

技术的不断发展，文书档案管理工作也必须与时俱进，在提升文书档案管理效率

的同时，还应该通过文档一体化管理模式创新，确保档案信息安全。

3.4 提高文秘日常工作水平

文秘工作中涉及的内容较多，较为繁琐，因此，需工作者具有较强的责任心、

耐心，才能确保最终的工作质量。在此过程中，需要从细节方面入手，确保各项

细小的工作都能高效完成。严格要求自己，从日常工作中的综合材料整合、会议

记录以及信访接待等内容入手，反思其中是否存在材料整合缺失、会议记录不完

整，以及信访接待礼仪不到位等问题，不断提高自身的工作效率。尤其是对于新

入职场的新人来说，由于工作经验较为缺失，需要在日常工作中与其他同事相互

沟通交流，积极学习，反思自己，增强自身政治业务水平。

结束语

综上所述，文秘工作与文书档案管理工作一体化在一般情况下被简称为文档

一体化，主要是指企业利用办公管理系统以及计算机技术将文秘工作与文书档案

管理工作的具体内容进行结合，推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化能够

提升工作效率，并对公文资料的相关步骤进行监督。企业在实际运行的过程中相

关的管理者必须要加强文秘工作与文书档案管理工作一体化的管理意识，通过对

一体化管理的意识进行树立，能够让文书档案管理工作合理的进行开展，完善文

书档案管理工作的基本流程。

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