一、引言  

    在人类文明发展的历史过程中，信息技术占据着极为重要的地位，在信息技术的支持下，人们的工作、学习方式得以改变，各行各业都在向着信息化、电子化、数字化方向发展，档案管理工作也是如此。电子档案技术的引入有效弥补了传统纸质档案的诸多缺陷问题，但是我们必须明确认识到，电子档案并不能完全取代纸质档案，两者的同步并存管理才是未来大势所趋的发展方向。

二、电子档案与纸质档案同步并存管理的重要价值

现阶段，各地档案管理职能部门已经针对电子档案与纸质档案同步并存管理颁布了相关的政策，充分展现出对两者同步并行管理发展的大力支持，主要就是因为认识到了两者同步并存管理的重要价值，不仅能够实现对档案管理成本的有效控制，还能提高档案资源的利用率，是新时代背景下档案管理工作的必然发展方向。

（一）有利于控制档案管理成本

电子档案与纸质档案同步并存管理能够充分发挥电子档案的容易存储优势，有效减少档案存储对物理空间的需求量，同时电子档案为用户检索提供了便利条件，档案管理维护成本降低。在电子档案技术的支持下，档案管理机构能够在有限的空间内存储数量更多的档案，实现自动化信息处理，从而减少档案管理人力资源方面的投入。同时因电子档案本身具有较强的可复制性，为档案信息的传输提供了便利条件，促使信息共享更加高效，能够实现对档案物理传输成本的控制。此外，电子档案作为纸质档案的备份，为纸质档案管理安全提供了保障，即使纸质档案受到物理性伤害，也能够快速恢复档案信息，实现对档案重建成本的有效控制。

（二）有利于提高档案资源的利用率

电子档案与纸质档案的同步并存管理在提高档案资源利用率方面有显著优势，两者并存管理既能发挥电子档案的便捷性优势，又能展示纸质档案的稳定性特点，促使档案的检索效率得到显著提高^[1]。同时，电子档案的检索速度与精准性更高，用户仅通过关键词就能实现对方案信息的准确定位，这一优势是纸质档案管理模式无法比拟的。同时，电子档案管理实现了档案信息的跨地域共享，从而拓展了档案的应用范围。不仅如此，电子档案管理主要依托于电子档案管理信息系统，还会配备先进的信息化设备与高效的数据分析工具，能实现更加高级的档案数据信息处理，使档案数据资源的利用率提升，有利于充分保证档案管理工作的时效性。

（三）有利于满足时代发展需求

    电子档案与纸质档案的同步并存管理不仅是将纸质档案与电子档案进行融合，更是展现出技术发展与传统行业之间的结合优势，体现了时代发展对档案管理工作灵活性的要求，有利于满足时代发展需求。在信息化时代下，档案管理工作的方式正在发生质的变化，电子档案管理技术的应用更符合信息数据自动化高效处理的时代背景要求，但是这并不意味着电子档案能够完全取代纸质档案。传统纸质档案管理模式的保留与电子档案模式相互补充，既表达了对传统档案管理模式价值的坚持与认可，又弥补了单一管理模式中的漏洞问题，促使档案管理工作紧跟现代化社会发展趋势，为社会大众提供更高质量的档案服务。

三、电子档案与纸质档案管理之间存在的差异

电子档案与纸质档案同步并存管理之所以得到广泛追捧，主要及时因为两者各有优势与劣势，因此能够发挥其互补作用，想要优化电子档案与纸质档案管理同步共存管理效果，就必须要明确两者之间存在的差异，并加以有效利用。

（一）管理方式存在差异

电子档案与纸质档案在管理方式上存在显著差异，一般情况下，纸质档案的管理程序更加复杂，涉及到的环节与人员众多。在进行纸质档案管理时，首先需要对档案信息进行收集，并按照既定的标准对档案进行分类，随后进行编目、归档，上述工序缺一不可，是实现纸质档案统一管理的基本要求^[2]。而电子档案管理的程序执行起来相对简单，无需对档案信息进行人工分类与编目，管理信息系统是核心、数据库为依托，只需要借助管理信息系统就能实现对档案信息的自动化处理。此外，纸质档案与电子档案管理方式最大的不同之处就在于时间与空间的限制，纸质档案管理必须在档案室进行，对纸质档案的存储条件有着详细要求，而电子档案却不会受到限制，随时可以展开管理工作。

（二）利用方法存在差异

纸质档案管理对工作人员专业水平有着较高的要求，甚至对每一道管理工序的时间都有明确规定，其中最重要的就是价值鉴定环节。要求鉴定人员必须要在纸质档案各项审核核算工序完全结束后才能进行，而电子档案对价值鉴定的时间规定并为做出明确要求，主要源于电子档案本身具有的便捷性优势，无论是进行档案信息后续的核算，还是对错误信息进行修改都较为轻松。电子档案与纸质档案在利用方法上存在显著差异，电子档案只对网络和终端设备有所要求，而纸质档案职能通过现场陈列阅览的方式展现其利用价值。

（三）保管方法存在差异

纸质档案一般存放于档案室陈列架或存储室、库房中，将纸质档案资料分门别类的放置在陈列架中，纸质档案保管对环境的要求很高，尤其是重视对温湿度的控制，还要定期对纸质档案进行检查，观察其是否存在霉变、破损等问题，如存在还要及时进行档案资料的修复工作。我国纸质档案保存管理历史悠久，具备一套科学且完整的保管方案，只要不受到不可抗力印度的影响，能够实现对纸质档案的长期保存。电子档案与纸质档案的材质上完全不同，因此保管方法也存在差异，电子档案保管对场地面积没有要求，只需要配备相对应的软硬件设施设备加以支持，但是对保存环境也有着一定的要求，需要配备防尘、防水装置，同时也要保证电子档案管理的软件网络环境安全。

四、电子档案与纸质档案同步并存管理的优化路径

（一）全面提升档案同步并存管理意识

电子档案与纸质档案同步并存管理工作的优化应当站在宏观的角度上思考，并将细微处作为切入点，确保档案管理各个环节都得到精细化管理。基于此，档案管理工作人员首先需要充分明确电子档案与纸质档案管理之间的差异，并掌握两者的独特优势与应用价值，从而全面提升档案同步并存管理意识^[3]。例如，在进行纸质档案管理时，要将关注点放在对纸质档案物理性质的保护上，包括防潮、防霉、防虫管理等，从源头保证纸质档案的完整性。而电子档案管理重点在于档案数据信息的安全性，要采取行之有效的管理措施防止发生数据丢失或被恶意篡改的问题。档案管理工作人员还要重视档案的日常维护工作，对具有特殊性质的档案信息进行强化管理。此外，档案管理人员要对两者同步并存管理的各个工作流程细节进行全面掌握，有助于及时发现存在于档案管理中的潜在漏洞，并深刻认识到档案管理的重要价值，从而激发档案管理工作人员的工作责任心与社会使命感，提升档案同步并存管理质量。

（二）充分完善档案同步并行管理制度体系

电子档案与纸质档案同步并行管理的实施关键就在于充分完善档案同步并行管理制度体系。首先要对档案分类标准进行明确，结合档案类型制定详细的档案管理工作指南并对其分类进行细化，科学的档案分类标准有利于确保档案管理的有序性，为后续档案管理工作的顺利开展奠定基础。其次，对不同类别档案的保管期限进行明确，还要制定详细的档案销毁程序，尤其是一些本身存在特殊意义与价值的档案信息，要严格执行保管期限要求，在进行档案销毁是还要有多层次的审批流程，销毁超过保管期限的档案时，还要防止发生档案泄漏等安全问题。此外，要对档案借阅流程进行严格规范，明确规定借阅权限与借阅时间，建立档案借阅系统，对档案借阅情况进行实时追踪，以此确保档案安全，避免发生档案被非法窃取或恶意损坏问题，优化档案同步并行管理工作效果。

（三）积极采用先进的管理技术手段

电子档案与纸质档案同步并行管理模式实施的前提就是管理技术水平的全面提升，通过积极采用先进的信息技术手段，实现自动化、智能化档案管理建设，从根本上提高档案管理工作的准确性与实效性。信息技术手段在纸质档案管理中的应用主要体现在对其的数字化处理方面，借助OCR技术与扫描终端设备，将纸质档案精准转换成电子存储格式，使转换后的纸质档案能够实现更加便捷的检索、分类、存储与共享。同时，经过数字化转换后的档案信息还能够利用专业的信息图像处理技术来实现对档案质量的提升，尤其是能够使陈旧档案具有更高的可读性。电子档案管理中的信息技术手段主要涵盖数据存储技术与档案管理信息系统两方面，常用的是DBMS数据库系统，能够有效保证数据存储的完整性。同时，云存储技术的应用有利于提升档案数据的安全性，确保其在任何情况下都不会彻底丢失^[4]。最后，还要强化档案的安全管理技术水平，通过设置档案同步并存管理权限与密钥的方式，确保档案管理网络安全，防止发生档案信息泄漏现象。对于纸质档案，可以采用24小时监控系统结合环境监测技术的方式，确保纸质档案始终处于物理安全环境中，避免纸质档案因存储不当发生损坏。

（四）强化档案同步并存管理信息化建设力度

强化档案同步并存管理信息化建设力度的核心在于对管理信息系统进行优化，从而实现档案管理工作的现代化建设。电子档案管理信息系统的完善不仅局限在纸质档案的电子化转换与存储上，更要涵盖档案分类、检索、查阅、共享等多个方面，以此确保档案管理各个工序的便捷性。档案管理信息系统的每一项功能都要能为用户提供更便捷的档案服务，并结合用户需求进行优化，例如增加关联性档案智能化推荐工程，有利于增强用户体验感，从而提升档案管理工作效率。同时，要重点关注档案数据的整合应用，对于不同系统内存储的电子档案，可以一同构建统一的数据接口，实现档案资源的共享与利用。此外，档案同步并存管理信息化建设的核心在于纸质档案的数字换转换，应当确保转换完成的档案信息完整、详尽、清晰，对于容易发生破损的纸质档案在进行数字化转换时还要采取一定的保护措施，防止对纸质档案造成二次破坏。最后，要在电子档案信息系统中加入高等级的网络防护软件，并对所有档案信息进行备份管理，即便网络系统受到攻击造成档案丢失问题，也能及时通过备份找回，以此确保档案信息的安全。

（五）重视档案管理人员综合素养的培养

    档案管理人员的综合素养涵盖了档案管理基础知识、信息技术能力以及对档案管理工作价值的正确认知等多个方面。应当重视档案管理人员综合素养的培养，例如，定期组织开展专业培训活动或讲座，对档案管理人员进行针对性培训，包括档案保存技术培训、电子档案管理信息系统操作技巧培训等等，不断提升档案管理人员的综合素养，为电子档案与纸质档案的同步并行管理奠定坚实基础。此外应为档案管理人员创造外出学习的机会，并鼓励其积极参与行业相关研讨会，从而在第一时间接触到行业前沿领先技术，并了解相关的行业政策及未来的发展方向，通过与同行之间的紧密交流，实现对自身专业能力与综合素养的有效培养目标。最后，电子档案与纸质档案同步并存管理模式下，档案管理工作人员还要掌握基本的信息技术知识与操作技能，确保其能够高质量的应用电子档案管理信息系统，并在出现技术问题时具备简单的处理能力。

五、结束语

    总而言之，电子档案与纸质档案同步并存管理有利于控制档案管理成本，提高档案资源的利用率，同时有利于满足时代发展需求。想要优化电子档案与纸质档案同步并存管理效果，首要任务就是明确两者之间存在的差异，主要体现在管理方式、利用方法、保管方法三方面。最后通过全面提升档案同步并存管理意识，充分完善档案同步并行管理制度体系，积极采用先进的管理技术手段，强化档案同步并存管理信息化建设力度，重视档案管理人员综合素养的培养等路径，推动档案同步并存管理工作效率的提升。

参考文献：

[1]窦敏.电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理[J].魅力中国,2021(8):25.

[2]杨帆.浅谈现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理[J].互动软件,2022(6):1501-1502.

[3]邓增月.新时代下纸质档案与电子档案的并存管理分析[J].名汇,2024(1):36-39.

[4]侯晓辉.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].黑龙江人力资源和社会保障,2022(15):149-151.