档案是记录历史和传承文化的重要媒介，档案的管理和利用对推动社会进步和服务民生都有着十分重要的意义。在信息技术广泛运用的今天，档案数字化已经成为档案管理领域发展的趋势。但是档案数字化给人们带来了便捷性的同时，却也存在信息安全、数据泄露和实体损坏等诸多风险。所以，如何建设科学有效的档案数字化安全管理体系已是档案管理部门急需解决的课题。

1.档案数字化安全管理体系的构建原则

档案数字化安全管理体系建设是一项复杂的系统工程，需要在充分考虑档案数字化全生命周期的前提下，从信息安全和实体安全两方面进行保障^[1]。一是全面性原则，这是档案数字化安全管理系统的基础。这就决定了要把安全管理的触角伸向档案收集、整理、数字化、储存和利用的各个环节，保证每个环节都能做到安全可控和无死角。同时，也应该重视档案数字化进程中可能会涉及的一切相关要素，包括人、技术和设备，从而做到全方面的保障。二是预防性原则，其强调“安全至上，以防为主”。在档案数字化安全管理体系建设中，要建立和完善风险评估和防控机制，并通过定期的安全风险评估对可能存在的安全隐患进行预先识别，以及采取相应的预防措施，消除或减少安全风险。三是合规性原则，其决定了建设档案数字化安全管理体系一定要严格按照国家相关法律法规和行业标准进行。它不仅体现了我们的社会责任，而且保证了档案数字化工作的合法合规。四是动态性原则，其强调档案数字化安全管理体系要跟上时代步伐。在信息技术日益发展，安全威胁日益变化的今天，要对新技术、新威胁保持敏锐的洞察力，适时调整并改进安全管理体系，从而适应新的安全需求和保障档案数字化的持续安全。

2.档案数字化安全管理体系的关键环节

2.1 数字化外包服务的安全管控

档案数字化过程中外包服务是提升效率和降低成本的一种有效策略，对其进行安全管控也越来越重要。这一环节涵盖了服务机构选择、人员管理及场所设备安全等诸多方面，都需要执行严格的安全管控措施。具体而言，在选择数字化服务机构时应综合考察其行业经验、技术实力及信誉状况等因素，以保证其具有敏感信息处理的能力和资质。在人员管理方面，必须对外包服务的员工进行严格的身份审核，包括身份验证、无犯罪记录的证明等，并签署保密协议，进行必要的安全保密教育，以提高他们的安全意识和责任感。同时，外包服务工作场所和设备也要符合严格的安全标准，应安装视频监控和防火防盗设备，对于数字化设备要进行加密，防止数据泄露或者被非法访问。

2.2 档案实体与数字信息的双重保护

在档案数字化过程中对档案实体和数字信息进行双重保护，是保证档案完整性和真实性的核心内容。对档案实体而言，在数字化之前要做好详细的清点和整理工作，以保证其完整性、原始性。数字化过程中要采取一些必要的防范措施，比如，利用专业扫描设备与图像处理技术、合理的存储与搬运方式等，从而避免档案在数字化进程中遭到破坏。在处理数字信息时，需要建立严格的访问控制机制，确保数字信息得到加密存储和传输，以避免数据泄露或被恶意篡改。同时，还应制定和实施定期的数据备份和恢复策略以保证数据丢失或者被破坏后能得到及时、有效的恢复，从而保证数字信息的长期可用性和安全性。

2.3 安全管理制度与流程优化

建立和完善安全管理制度和流程，是档案数字化安全管理系统的基础。这就需要对数字化工作中的安全责任、操作流程及应急预案进行明确，以保证所有工作都能得到明确的指导和规范。同时，还要对数字化工作中的每一个环节进行充分梳理和优化，引入信息化的技术手段，提升工作的效率和准确性，降低人为错误和安全隐患。为此可研发和利用自动化数据处理和监控工具来实现对数字化工作的实时监控和风险预警。另外，还应实施连续的安全监控和评估机制，定期对数字化工作进行全面安全检查和评估，以及时发现并整改发现的安全问题。通过建立健全的安全事件报告和应急响应机制可以确保安全事件发生时能快速响应、高效处置，将安全事件给档案数字化工作带来的影响降到最低。

3.档案数字化安全管理体系的实施策略

3.1 加强顶层设计与规划

顶层设计与规划对档案数字化安全管理体系具有决定性的影响^[2]。这一层次的工作需要站在国家战略的高度，综合考量与布局档案数字化安全管理工作，从而保证整个体系的系统性、整体性与协同性。顶层设计与规划既关系到档案数字化的方向与目标，也关系到资源分配、部门协同与政策制定等诸多方面。实践操作上，强化顶层设计与规划，需明确档案数字化安全管理的核心目标与长远愿景。以新加坡政府为例，该国家在“智慧国2025”计划中明确把档案数字化安全管理列为政府信息化建设的重要内容，并制定出了详细战略规划与实施路径。该规划在明确档案数字化安全管理具体目标的同时，也制定了相关的时间表及评估机制，以保证各项工作能够有序、高效开展。顶层设计与规划也需重视跨部门协作和资源共享。在美国，联邦政府以跨部门信息共享平台为手段，使不同组织之间的档案数字化与安全管理的经验与资源得到有效融合。该机制在提升档案管理工作效率的同时，也有效地减少了安全管理的成本，对档案数字化工作长期发展起到强有力的支撑作用。另外，顶层设计与规划也应具有灵活性与适应性，以便应对安全威胁与技术环境的变化。欧盟在实施“数字单一市场”战略时，强调要不断完善与优化档案数字化安全管理体系，规定成员国必须定期对现行政策的有效性进行评估，并依据评估结果做出相应调整与改进。

3.2 提升技术保障能力

在档案数字化安全管理体系中，技术保障处于基石地位。要想提高这种能力就必须要不断地引进并研发先进的信息安全技术来保证档案数字化工作技术的安全性和可靠性。提升技术保障能力既可以有效地应对各类安全威胁，又可以为档案数字化的长期发展提供有力的技术支撑。在实际操作中提升技术保障能力需重视数据的存储与传输安全。以阿里云为例，公司使用分布式存储与加密技术来保证用户数据存储与传输时的机密性、完整性与可用性。这一技术手段的运用在提升档案数据安全性的同时也加强了使用者对于档案数字化服务的信任。另外，强化安全监控与预警系统也是提升技术保障能力不可忽视的环节。例如腾讯公司将人工智能与机器学习技术引入档案管理系统，对可能存在的安全威胁进行实时的监控与预警。该智能化安全监控方式在提高安全事件响应速度的同时有效地减少了安全事件的发生。要进一步提升技术保障能力也必须重视技术创新与自主研发。部分国内企业信息安全创新成果显著，研发了具有自主知识产权的数据加密算法及安全协议。这些技术的运用不仅提升了我国档案数字化安全管理的技术水平，而且也提升了我国在国际信息安全领域中的话语权。

3.3 强化安全教育与培训

就档案数字化安全管理体系而言，人是最为关键的影响因素。所以，加强安全教育与培训是保证整个体系高效运转的重要环节^[3]。定期开展安全教育与培训活动可提高档案管理人员的安全意识及操作技能，强化其对安全事件的处置能力。实际工作中加强安全教育和培训，需制定全面的培训计划。以国家电网为例，该公司制定了安全教育培训的年度计划，明确了年度培训的主题及培训内容，包括数据安全、网络安全及应急响应。这一系统的培训方式既保证了档案管理人员可以接受到必要的安全教育，又可以增强他们对实际安全事件的处理能力。在课堂讲授的同时，可通过案例分析和模拟演练等形式开展安全教育与培训。如可组织档案管理人员参加仿真安全事件演习，使他们在实践中学习并掌握安全事件的处理方法与技能。这一实践性强的培训方式不仅强化了档案管理人员的安全意识，而且也提升了他们对真实安全事件的处理能力与自信。为保证安全教育与培训工作的成效，也必须建立一套行之有效的评估与反馈机制。通过评估和反馈档案管理人员安全教育培训的学习状况及掌握情况，能够及时发现存在的问题，并不断改进和优化。该机制在保证培训效果有效性与针对性的同时，也调动了档案管理人员的学习热情与参与度。

3.4 完善法律法规与标准体系

法律法规与标准体系是档案数字化安全的法制保障。为了完善档案数字化安全管理体系，需要促进相关法律法规与标准的制定，以保证档案数字化的合法性、合规性及安全^[4]。为了进一步完善这一体系，需要制定专门针对档案数字化安全管理的法律，明确其在法律上的地位、管理的职责以及相应的权利和义务，并加强对相关法律法规的普及和培训。同时，建立档案数字化安全管理的标准规范体系，包括安全要求、操作流程、应急预案等，以确保管理工作的指导和依据具有针对性和实效性。为了保证法律法规与标准得到有效执行，必须加强监督和执法力度、建设监管机制和执法机构，确保各项法规得到有效执行，并加大对违法违规处罚力度。最后，该制度的完善还需要注重国际交流与合作、借鉴国际先进经验、持续优化我国档案数字化安全管理体系和法律法规等，从而增强我国的在此领域的国际影响力和话语权。

4.档案数字化安全管理体系的效益分析

4.1 提升档案管理效率

档案数字化安全管理体系的实施大大促进了档案管理工作效率的提高。传统档案管理方式主要依靠纸质文档进行管理，其储存、检索以及维护较为烦琐，并且容易受到环境因素的干扰，如潮湿、火灾等，这些因素会造成档案的损坏或者遗失。而数字化档案管理系统以电子化存储与检索方式实现了档案的快速归档、检索与更新，极大提升了档案管理工作的效率。同时，数字化档案管理系统支持多用户同时访问和操作，进一步提高了档案管理的协同效率。

4.2 促进信息资源共享

构建档案数字化安全管理体系，切实促进了信息资源的共享。传统档案管理模式中，档案受物理存储与检索所限，严重限制了信息共享。而数字化档案管理系统打破了这种局限，以网络化为平台实现了档案信息的实时共享与传递。这一措施不仅极大地简化了档案管理部门内部信息的流通流程，同时也为其他相关部门和广大社会公众提供了方便快捷的档案信息服务，从而极大地推动了信息资源的共享和有效利用。

4.3 降低管理成本

档案数字化安全管理体系实施后档案管理成本显著下降。传统档案管理方式需要的纸质文档数量多、存储空间大，需定期维护与更新，成本昂贵。而数字化档案管理系统以电子化存储方式极大地减少了纸质文档使用及存储空间要求，降低了存储成本。同时，数字化档案管理系统支持自动化检索与更新功能，减少了人工维护的费用与时间，并进一步降低了档案管理的整体成本。

4.4 增强安全保障能力

构建档案数字化安全管理体系，大大增强了档案的安全保障能力。传统的文件管理方法容易受到如火灾、洪水、盗窃等自然和人为因素的影响，这些因素可能会导致文件的损坏或遗失。而在数字化档案管理系统中采用先进的加密技术、访问控制技术以及安全监控技术来保证档案数据的机密性、完整性以及可用性。即使在面对自然灾害或者人为破坏时，数字化档案管理系统仍然可以通过备份与恢复机制来保证档案数据的完整性与安全性，进而大大提升档案的安全保障能力。

结束语

建设档案数字化安全管理体系，是一个长期、艰巨的工作。在信息化时代，档案管理部门面对挑战与机遇时，需要不断创新思维、完善机制和提高能力；以更科学、更严谨的态度推进档案数字化的安全管理；确保档案信息资源的安全、可靠和高效利用；为经济社会发展和社会进步起到积极的推动作用。未来，信息技术在发展，安全威胁也在变化，档案数字化安全管理体系也将不断得到完善与优化，以更好地适应安全的新需求和发展趋势。

参考文献

[1]魏巍.档案数字化安全管理体系构建路径研究[J].兰台世界,2024(06):131-133.

[2]苏小丽,姜红.建立行之有效的档案数字化安全管理体系确保馆藏档案安全[J].兰台世界,2022(06):5-6.

[3]林月娥.档案数字化安全管理体系的构建[J].办公室业务,2020(21):75-76.

[4]胡睿莉.档案数字化的质量和安全保密控制措施探讨[J].大众标准化,2022(13):15-17.