教育部2021年第一批产学合作协同育人项目，新农科背景下提高高校教师信息化教学能力的探索与实践，202101356017

引言

高校人事档案工作在新时代背景下面临多重新形势。首先，随着信息技术的飞速发展，高校人事档案正朝着数字化、信息化和网络化方向迅速转变，充分利用先进的信息技术可提升档案管理的效率和便捷性。其次，国家法治化进程的推进要求高校依法治理人事档案，以确保个人信息的合法权益。第三，人力资源管理工作的变革要求高校人事档案注重动态管理、信息共享和数据分析，以更好地支持人才引进、培养、使用和评价等工作。此外，信息安全与隐私保护问题日益突出，高校人事档案建设必须解决如何确保个人信息的安全与保密问题。

高校人事档案工作作为高等教育管理的基础组成部分，它不仅承载着教职工的关键信息，还是高校信息管理和决策支持的基础依据。通过人事档案的建设和管理，我们能深入挖掘教职工在教学、科研、社会服务等领域的信息，为学校各项决策提供数据支持，如课程编排、人员调配、资源配置等。同时，人事档案的建设和管理对于提高教师管理效果和评估人才培养策略也具有关键作用。通过分析教师的职业发展路径和成就，我们能评估学校的人才培养和激励机制的成效，为教师管理提供支持。在人才选拔和培养方面，通过人事档案的管理和分析，我们能更好地了解和评估教师的专业能力、教学水平、领导潜力等，为选拔提供全面的参考。同时，人事档案中的信息也可用于分析教师的发展需求和职业路径，为学校制定人才培养计划提供依据。此外，人事档案中的信息还可用于评估教师的绩效和贡献，为学校制定人才激励政策提供依据。在法律合规方面，人事档案建设是高校管理的重要组成部分，也是国家法规要求的范畴。通过建设完善的人事档案，有法可依，预防违规行为的发生。在保护个体权益方面，人事档案的建设和管理需要保护个体的隐私权益，确保信息安全和合法使用。通过合理的管理和保护，我们能避免个人信息泄露和滥用，维护个人隐私权。同时，人事档案中的信息还可帮助学校了解教职工的工作表现和业绩，为公正地评价和分配资源提供依据。

1 高校人事档案工作的当前问题及其根本原因

1.1 高校人事档案工作存在的主要问题

尽管高校人事档案工作的重要性不容忽视，但目前存在若干突出问题更不容忽视。

1.1.1 人档分离问题

为提升教育质量和学科发展水平，高校不断引入高素质人才。但在此过程中，档案管理常被忽视，特别是在特批引进人才时，个人档案与人事关系的衔接不力，造成档案与人员不匹配，影响人事管理的规范性和有效性。这不仅影响了员工的个人发展和福利，也给高校的人事管理带来了难题。

1.1.2 档案信息不完备

在许多高校中，人事档案的信息不尽完整，出现缺失重要文件的情况，如入职材料、考核记录、职称文件或合同等。基本信息的错误，例如姓名、性别、出生日期的不准确，可能导致身份混淆，影响员工的正常工作和生活。这些问题不仅影响管理的科学性和决策的准确性，还可能引发法律风险，并阻碍员工的职业发展。

1.1.3 档案管理混乱

在人事档案管理方面，存在许多混乱现象。首先是“重收集、轻管理”的问题，即高校在收集档案信息时不够重视后续的整理和分类工作，导致档案混乱、难以查找。档案存档的不规范，文件分散、难以检索，也是一个普遍问题。此外，档案信息更新不及时，无法及时记录员工的聘用、晋升和离职信息，导致信息不准确，影响决策的正确性。同时，档案保密措施的缺失可能导致敏感信息泄露。数字化档案管理同样存在问题，如数据安全性不足、系统崩溃和备份不足，可能导致重要信息的丢失。最后，档案管理流程不够规范，增加了档案遗失和泄露的风险。

1.1.4 隐私保护不足。个人信息保护仍然存在挑战，一些档案可能会被滥用或泄露。首先，一些高校的隐私保护意识不够强烈，缺乏隐私保护措施，信息安全技术滞后，缺乏信息管理制度。其次，人事档案的查阅和使用权限管理可能不完善，存在未经授权的个人隐私信息访问和使用。此外，个人档案信息的存储和传输过程中，可能因为安全漏洞、网络攻击、数据泄露等原因，导致个人隐私信息被他人获取和滥用。高校内部的信息共享机制不健全，不同部门在使用人事档案时往往缺乏必要的约束和保密措施，进一步增加了隐私泄露的风险。

1.1.5 技术支持不足。一些高校的人事档案工作仍然依赖传统的纸质档案，缺乏现代信息技术的支持。主要表现在缺乏数字化设备和信息化软件，导致档案管理效率低下，无法满足高校的发展需求。技术更新不及时，无法跟上信息技术发展步伐，技术应用方面存在数据格式不统一和数据备份不完整等问题，增加了档案管理的漏洞和安全隐患。同时，高校缺乏专业的技术人才，导致技术问题不能及时解决，影响了档案管理的效率和质量。

1.2 问题成因

高校人事档案工作存在的问题根本原因是多方面的：一是档案意识不足：一些高校领导和教职员工对档案工作的重要性认识不足，缺乏对档案信息的管理和保护意识。二是档案管理不规范，缺乏统一的制度、标准和流程，导致信息不互通、不共享、不完整。三是档案收集和归档不及时，使得一些重要信息没有得到及时归档，导致档案信息的不完整。四是缺乏专业的档案管理人才，导致档案管理存在漏洞和不规范之处。五是软硬件设施的投入不足，缺乏数字化设备、信息化软件等，使得档案管理效率低下，无法满足高校的发展需求。

2 新时代的战略举措

为确保高校人事档案的完整性、安全性，提高档案管理效率，保护隐私，以及提供更好的信息支持和服务，高校人事档案建设应根据实际情况执行相应的战略举措。

2.1 健全管理体制

为确保高校人事档案建设的顺利进行，关键在于建立和完善管理体制。高校需明确各级管理机构的责任和权限，保障档案管理的有效执行。首先，应建立全面的人事档案管理制度，涵盖档案的收集、整理、存储和应用等各方面，确保档案信息的完整性与安全。同时，成立专业的档案管理机构，负责全校人事档案的统一管理，保证管理的规范性和专业性。此外，采取有效安全措施保护人事档案信息，预防信息泄露和恶意攻击。高校还应充分利用档案信息，支持学校发展和决策，并定期对档案管理进行监督和评估，以便时刻发现并改进问题，确保档案管理的质量和效果。

2.2 加强人事档案收集工作

人事档案的收集是高校档案建设的基石。为确保规范和科学的档案收集，高校应制定明确的收集政策，包括收集范围、方式、时间等，以标准化和科学化档案收集工作。建立档案管理网络，明确各部门职责和义务，加强部门间协作与沟通，确保档案收集的全面性和及时性。采用多样化的收集方式，如定期、随时和主动收集，保证档案收集的灵活性和全面性。同时，强化档案质量控制，对收集档案进行质量检验和评估，保证档案的完整性和准确性。对档案进行分类、编目和整理，提高档案的利用效率和使用价值。 

2.3 强化信息技术支持

高校人事档案建设需充分运用信息技术，以提升档案管理的效率和安全性。首先，建立完善的人事档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化、规范化和标准化。通过引入先进的档案管理软件，可提升档案管理效率和质量，实现全面覆盖和高效利用档案信息。加强信息技术安全保障，采取有效措施防止档案信息遭攻击、篡改或泄露。例如，运用加密技术和访问控制技术保障档案信息安全。强化档案信息的备份和恢复工作，确保信息的可靠性和完整性。最后，加强信息技术人员的培训和管理，提升其专业素养和能力，保证档案管理信息系统的稳定运行和安全。

2.4 加强档案管理人员的遴选与培训

为确保高校人事档案建设的有效执行，关键在于拥有高素质的档案管理人才。首先，高校应注重档案管理人员的选拔，挑选具有专业背景、丰富经验和强烈责任心的管理人员，确保档案管理的专业性和规范性。其次，强化对管理人员的培训，提升其专业技能和管理能力。通过定期的培训课程和学术交流活动等，使管理人员掌握先进的档案管理理论和实践经验，以提升其整体素质。此外，鼓励管理人员进行持续的专业学习，例如参与相关职业培训和学术会议，以适应档案管理工作的发展和变化。同时，建立有效的激励机制，对表现杰出的管理人员提供适当奖励和晋升机会，激发工作热情和创新能力。

2.5 完善档案规章制度

为保障档案管理的规范和合法性，高校需建立和完善档案管理规章制度。首先，完善档案建档制度，明确管理主体和权限，规定各类档案的归档和保存期限，详尽规范管理流程和要求，保证档案建档的合法性和规范性。其次，完善档案保存制度，规范整理和保存方式，明确技术标准和要求，确保档案保存质量和安全。引入现代信息技术手段，推动档案数字化建设，提升管理效率和便利性。进一步，完善档案保密与监管制度，建立健全权限分工和审批机制，强化档案保密与使用监管，确保档案的保密性和完整性，防止非法获取和篡改档案，维护档案管理的安全性和权益。最后，建立完善的档案共享制度，促进与国家和地方人事部门档案系统的联系，实现信息共享和互通，提高人事信息管理的便捷性和准确性。与教育、科研等部门档案对接，实现有效整合，促进综合信息服务的提供。

2.6 加强隐私保护

高校应建立健全的隐私保护机制，以确保个体信息的安全和合法使用。首先，要建立健全的隐私保护制度，明确隐私保护的范围和标准，规范档案管理人员的行为，以确保个人信息不被泄露和滥用。其次，要加强对档案管理人员的培训，提高他们的隐私保护意识和技能，使他们能够充分了解和遵守隐私保护规定，以保障个人信息的隐私安全。第三，应采用先进的加密技术，以防止信息泄露和遭受攻击，定期对加密系统进行检测和维护，以确保系统的安全性和稳定性。

2.7 加强监督和考核

强化监督和考核是高校人事档案建设的重要保障。为了加强高校人事档案建设的监督和考核，需要建立完善的机制。首先，高校应确保监督机制全面、系统和连贯，以规范和标准化档案管理工作，同时加强对档案管理人员的监督，预防档案信息泄露和滥用。其次，要建立科学客观的考核机制，评估档案管理人员的专业素质和工作绩效，激励其提升自身能力和效率。与此同时，应将监督与考核相结合，有效控制和管理人事档案建设的整个过程，加强培训和教育，提高管理人员的法律意识和职业道德。最后，建立反馈机制，及时收集各方的意见和建议，完善档案建设工作，促进与各部门的沟通和协作，实现人事档案建设的协调发展。

3 未来展望

随着高校改革的深化和教育事业的发展，高校人事档案工作将面临新的挑战和机遇。未来，高校人事档案工作应关注以下发展方向：其一是强化服务功能，加强人事档案的利用和服务功能，为学校的人才管理、选拔和任用提供更准确和全面的信息支持；其二是拓展数字化应用，进一步推动数字化技术在人事档案工作中的应用，提高档案管理效率和利用价值；其三是加强国际化合作，与国际高校在人事档案工作方面加强交流与合作，引入先进的管理理念和技术手段，促进我国高校人事档案工作的发展。

参考文献

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