人事档案对于人才队伍建设和人力资源优化配置至关重要。人力资源是第一生产力，医院的正常运转离不开人力资源的合理配置，新时代公立医院管理的基础和核心是人才的发展。人事档案记载了其个人学习和工作期间包含履历、考核鉴定、学历学位、技术职称、政审、党团、表彰和处分、工资和任免等材料，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况^[1]，为医院人才发展和人岗匹配提供重要依据。医院管理者可通过查阅人事档案的方式，了解医务人员的基本情况，同时能为医务人员提供一个合适的岗位，利于医务人员在未来工作中的晋升与调配等^[2]。但多年临床实践表明，人事档案常规管理工作的实施并不能取得较为显著的成效^[3]。故，医院还应通过不断的探索，找到一种更加切实可行的人事档案管理方法。本文选取400份档案（2022年1月-2023年8月），着重分析6S精细化管理用于医院人事档案管理的价值，如下。

1 资料与方法

  1.1 一般资料

选取2022 年1月-10月本院未开展6S精细化管理工作期间收录的档案200份，设置为对照组，当中，女性123人，男性77人，年纪范围24-40岁，均值达到（32.69±1.31）岁；工作年限范围1-16年，均值达到（7.28±1.34）年。2022年11月-2023年8月本院开展6S精细化管理工作期间收录的档案200份，设置为试验组，当中，女性118人，男性82人，年纪范围23-47岁，均值达到（32.04±5.48）岁；工作年限范围1-17年，均值达到（7.69±1.62）年。2组工作年限等相比，P＞0.05，具有可比性。

  1.2 方法

本院自2022年11月开始在完善常规管理措施的基础之上加用了6S精细化管理法，详细措施：（1）整理。因为医院人事档案数量庞大，若不加区分随意放置，将难以区分和调配。通过经验累计和文献查看的方式，将档案标签设置为“姓氏笔画数-序号-姓名-出生年月-职位性质”的形式，其中序号是依照excel对于姓氏笔画的排序自动设置，“出生年月”此项在重名档案的标签列标出，其他档案无需标记，职位性质分医生、护士、药师、技师和行政人员等。（2）整顿。结合管理经验，完善现行的规章制度，并制定健全的人事档案管理体系。管理人员需以季度为周期，整理一次档案，特别是涉及学历、岗位与职称变动时，需及时补充相关档案，以利于后期人事档案的调配。加强对档案室环境管理的力度，整齐罗列各类人事档案，做到井然有序，同时对每份档案进行准确的标识，此外，也可利用现代化的手段，如电脑编制检索技术和电脑扫描技术等，加速人事档案电子化发展进程，以便更快更好地进行查找与管理。（3）清扫。管理员需每周按时清扫并消毒档案室，特别是节假日前，需彻底清扫办公区域，重点关注清扫柜顶与角落等地方。用密封塑料袋对部分档案进行包装，防止档案受损和发潮。严禁在档案室中吸烟和使用冬季取暖火炉等设备，以免引起火灾等意外事故。管理人员整理档案期间，不得喝水和吃东西，以免造成档案清洁性的破损。（4）清洁。制定个体化的整理与整顿及清扫标准与流程，同时严格按照上述规定完成各项管理操作，以在最大限度上提升管理质量。（5）安全。定期对档档案，排查档案，更新档案信息。管理档案时，需做好保密工作，以免档案中的信息被泄漏，给医院带来不可估量的损失。（6）素养。定期对管理人员进行专业知识与技能的培训，鼓励管理员参加院内和相关单位（如隶属学校和人力资源和社会保障局等）开设的各种培训课程，如：法律法规风险防范和人事档案管理制度规范等，以在最大限度上提升管理人员的职业素养与综合能力。每个季度对管理员进行一次考核，同时将考核结果与晋升和绩效等挂钩。

  1.3 评价指标

1.3.1 统计2组档案正常利用率、档案缺失率与破损率。

1.3.2 评估2组管理质量：涵盖了档案管理安全与档案室清洁度等多个方面的内容。总分100。

1.3.3 记录2组调阅人事档案资料耗时。

  1.4 统计学分析

SPSS 23.0的作用：处理数据。t作用：检验计量资料，也就是（）。χ²作用：检验计数资料，也就是[n（%）]。而P＜0.05的含义是：差异显著。

2 结果

  2.1 管理效果分析

经统计，可知：从档案正常利用率这项指标上分析，试验组数据达到了97.0%，而对照组数据则仅有91.5%。相比较下，试验组数据比对照组高（P＜0.05）。从档案缺失率与档案破损率这两项指标上分析，试验组数据低至1.0%、1.0%，而对照组数据则达到了5.0%、4.5%。相比较下，试验组数据比对照组低（P＜0.05）。如表1。

表1 管理效果数据罗列表 [n，（%）]

  2.2 管理质量分析

经评估，可知：从管理质量这项指标上分析，试验组数据达到了（98.15±1.07）分，而对照组数据则仅有（90.46±2.53）分。相比较下，试验组的管理质量更高（t=6.5241，P＜0.05）。

  2.3 调阅人事档案资料耗时分析

   从调阅人事档案资料耗时这项指标上分析：试验组数据只有（3.92±0.85）min，而对照组数据则达到了（9.42±1.37）min。相比较下，试验组调阅人事档案资料耗时更短（t=6.2793，P＜0.05）。

3 讨论

对医院而言，人事档案记录着各科医务人员的基本信息，且人事档案也是医院的一笔重要财富，能够体现医务人员的相关信息，而医院也能根据人事档案，合理分配员工的奖惩与职位^[4,5]。但有报道称，由于医院的人事档案的数量比较多，缺乏完善的档案管理体系，使得管理员在对人事档案进行管理的过程中，频频出现各种问题，导致档案管理的质量大幅度降低^[6]。所以医院还应加强对人事档案进行管理的力度。常规管理乃比较传统的一种管理方式，虽能实现档案管理的这个目的，但管理效果并不理想，且档案缺失等问题的发生率也较高。

6S精细化管理乃新型的管理方式，主要包含整理、整顿、清扫与清洁和安全、素养这六个环节，能有效解决由于杂物随意堆放所引起的空间浪费问题，并能为管理者营造一个更好的工作环境，以减轻管理者的工作压力，从而有助于提高管理者的工作效率^[7]。6S精细化管理能够对管理者的工作进行精细化，以在最大限度上改善档案的整体管理质量。常规管理期间，合理运用6S精细化管理法，可显著提升档案管理的效果，同时也能有效预防档案破损等问题的发生。

徐丽的研究中，对医院中的600份档案进行了6S精细化管理，并对医院中的另外600名档案进行了常规管理，结果显示：6S管理组的档案正常利用率达到了95.0%（570/600），比常规组的91.33%（548/600）高；6S管理组的档案缺失率低至1.17%（7/600）、档案破损率低至1.5%（9/600），比常规组3.17%（19/600）、3.33%（20/600）低^[4]。表明，6S精细化管理对提高档案正常利用率和降低档案缺失率及档案破损率等都具有显著作用。通过开展6S精细化管理工作，可提高档案正常利用率，并能减少档案缺失等问题发生的几率，让档案能够实现其自身的价值。本研究，经统计，可知：从档案正常利用率这项指标上分析，试验组数据比对照组高（P＜0.05）；从档案缺失率和档案破损率这两项指标上分析：试验组数据比对照组低（P＜0.05），这和刘丽的研究结果相似。经评估，可知：从管理质量这项指标上分析，试验组数据比对照组高（P＜0.05）；从调阅人事档案资料耗时这项指标上分析：试验组数据比对照组短（P＜0.05）。6S精细化管理后，档案的正常利用率得到了显著的提升，档案缺失和破损率都得到了明显的降低，且医院的整体档案管理质量也得到了明显的改善，调阅人事档案资料耗时得到了显著的缩短。故，医院可将6S精细化管理当作是档案室的一种首选管理方式。

综上，医院人事档案管理用6S精细化管理法，档案的正常利用率更高，档案缺失及破损率更低，调阅人事档案资料耗时更短，管理质量改善也更加明显，值得推广。

参考文献：

[1] 孙大东，张丽华.格局与担当：基于文本比较的《干部人事档案工作条例》解析[J].档案管理,2019(06):42-46+49.

[2] 刘潇,刘文文. "6S"管理在医院人事档案管理中的应用效果[J]. 中国卫生产业,2022,19(3):141-143,147.

[3] CHUNHUA XIAO, YANYUE PAN, DANDAN XU, et al. Load-aware Adaptive Cache Management Scheme for Enterprise-level Stackable Cryptographic File System*[C]. //2020 IEEE 22nd International Conference on High Performance Computing and Communications; IEEE 18th International Conference on Smart City; IEEE 6th International Conference on Data Science and Systems: IEEE 22nd International Conference on High Performance Computing and Communications (HPCC 2020), IEEE 18th International Conference on Smart City (SmartCity 2020), IEEE 6th International Conference on Data Science and Systems (DSS 2020), 14-16 Dec. 2020, Fiji, Fiji.:Institute of Electrical and Electronics Engineers, 2020:35-43.

[4] 徐丽. 6S精细化管理在医院档案管理中的运用 ——以W医院为例[J]. 办公室业务,2022(9):141-143.

[5] 王力政,张永卿. 浅谈医院人事档案管理的现状与发展对策[J]. 基层医学论坛,2023,27(19):130-132,150.

[6] 韩莹. 浅析医院人事档案数字化管理有效路径的研究[J]. 办公自动化,2023,28(9):52-54.

[7] 赵丽. 有效探析6S理论在医院档案管理中的应用[J]. 文渊（小学版）,2021(12):1189-1190.