引言

在高校档案管理工作中，越来越多的采用了大数据技术。以当前高校档案管理的具体工作为基础，对档案管理信息化转型过程中存在的一些问题进行了客观地分析，如：缺乏制度规范、管理流程混乱、人员结构不合理等。笔者认为，高校应从优化档案管理人员队伍建设、转变档案管理思路、完善信息化基础设施等方面着手，逐步实现以信息化为核心的现代化档案管理模式。

大数据时代的来临，使各类信息技术渗透到社会生活的方方面面，给各行各业带来了巨大的变革。档案工作是学校各项工作的核心，也是维持学校正常运行的根本。目前，随着高校信息化建设的不断深入，传统的高校档案管理工作也面临着巨大的挑战。加速推动档案信息化转型，不但能大大提高档案管理的效率和质量，而且还能降低管理成本。因此，要想有效地推动高校档案管理的信息化建设，就需要对目前管理中存在的各类问题进行深入地研究，并探索出在大数据环境下对高校档案管理信息化建设进行优化的对策，以此来为其它行政单位在档案管理信息化建设上提供一些可供参考的经验，以便它们在未来的发展过程中，可以根据自己的发展情况，找到一种适合自己的信息化转型思路，从而使档案管理的工作效率得到全面提升。

一、高校实现档案管理信息化的意义

随着大数据时代的到来，随着信息技术的发展，高校档案管理工作的信息化转型对高校自身的发展有着非常重要的意义。

（一）优化档案存储的环境

高校档案信息化管理的本质，就是利用现代化的信息技术，将大量的原纸本文件通过信息化的方式加以处理。首先，通过软件和硬件相结合的方式，构建了一个虚拟的网络信息环境。之后，用数字编码的方法，把纸质档案转化成多种格式的数字文件，最后，达到全面的信息化的目的，这样就可以形成一个门类清晰、内容丰富的数字化档案数据体系，并逐渐建立起一个信息化的档案数据库。高校档案信息化建设的实施，使原文件具有较长的存储时间、较好的检索与利用功能。如此一来，就彻底地解决了传统档案存储空间浪费、材料易损坏等问题，在某种意义上，也就是在某种意义上，弥补了高校缺乏专门的档案管理人员、缺少专用的档案存储空间等缺陷，从而使存储空间的容量得到最大限度的发挥。

（二）提升档案管理的质量

以大数据为代表的信息技术推动了高校档案管理模式的巨大变革。随着信息化的发展，传统的纸质文件必然要转变为数字化文件。第一，信息技术的发展，将为高校提供大量的、高质量的、准确的文件，为高校的日常教学、科研、行政工作提供方便的、个性化的服务。大数据技术扩大了档案信息化管理的覆盖面，提升了档案资源的使用效率和管理质量。第二，在信息化的环境下，大量运用现代信息技术，广泛地应用于社会生活的方方面面，这就使档案管理可以突破时间和空间的局限，促进了档案信息在网上的远程共享。高校档案管理人员利用互联网，将档案管理系统与学校的其他业务系统连接起来，将在学校的日常工作中，具有不同门类、不同内容的数字文档材料按时上传并归档保存，以便于以后的使用。这样，就可以保证档案资料的安全性和完整性，可以有效地减少档案部门的工作量，使档案管理工作的工作效率得到全面的提高，为高校的发展提供更高质量的档案服务。

（三）推进档案管理的标准化发展

在高校中，档案管理工作向规范化方向发展，是一种行之有效的方法。第一，随着信息技术的不断发展，高校档案工作人员逐步形成了规范化的管理观念，明确了各部门之间的权责和利益关系，建立了规范化的高校档案信息管理体系。第二，高校领导要在宏观上对档案馆的制度规范、人力资源管理、建设规划等方面做好规划，并对其进行指导与监督；第三，要建立一套规范的档案管理系统，以便于对档案管理人员进行日常的绩效评价。在这一过程中，必须明确档案部门与其他职能部门之间以及相关责任主体之间的权责边界，从而确保档案数据的采集、存储等一系列环节的规范实施，从而避免档案信息被破坏、泄露和浪费的风险。

二、大数据背景下高校推进档案管理信息化的不足

（一）缺乏规范的档案信息化管理制度

当前，大部分高校都还在摸索中，没有制定相应的管理制度来支持档案的信息化管理，这就造成了在信息化背景下，由于缺乏制度，高校档案的管理出现了管理混乱、泄密严重等逆向信息化发展的趋势。同时，由于缺乏有效的系统指导，高校档案信息管理工作将受到制约，难以向好的方向发展。因为高校档案种类繁多，不同种类的档案在信息化管理中需要的制度也各不相同，如果不能及时对传统的、单一的高校档案管理制度进行改革，将会对高校档案管理信息化的实现带来很大的阻碍。

（二）档案管理流程混乱失序

如果高校不能根据科学的要求，对档案进行信息化管理，就会导致在大数据的背景下，高校档案信息化管理过程中出现的无序、混乱现象，这将会对大数据环境下的高校档案信息化管理效率以及档案材料的实际效果产生影响。高校在实施档案信息化管理的时候，经常会因为档案资料的归类错误而给其带来诸多不便，导致档案管理部门很难高效地开展档案管理工作，这对在大数据背景下高校档案信息化管理的时效性产生了很大的影响，现代信息技术对高校档案信息化管理的推动效果显著下降，这也会让高校档案信息化管理的完成时间变得更长，在大数据背景下的高校档案信息化管理中，出现的各种风险的频率显著提高。

（三）缺乏专业的档案管理人才

人力资源的合理配置是实现档案工作信息化的前提。随着信息化进程的持续加速，迫切需要一大批对各种信息设备都有很强应用能力的专业档案管理人员，而且，在合理地安排档案管理人员时，不仅要保证专职档案管理人员的比例要达到一定的标准，还要提高其中高素质的管理人才的人数，只有在保证数量与质量的同时，才能保证档案管理信息化的发展。目前，我国高校档案管理队伍的人员结构严重不平衡，在实践中，出现了技能人才严重短缺、兼职人员严重挤占专职人员名额、队伍老化严重缺乏新鲜血液等问题。因此，加强对高校档案工作的重视，是提高高校档案工作质量的重要途径。高校档案行业专业管理人才的缺失导致高校档案管理的信息化建设寸步难行。

三、大数据背景下优化高校档案管理信息化建设的策略

（一）制定档案管理人才培养方案，全面提升档案管理人员综合素质

要切实推进高校档案管理信息化建设，与大数据时代的发展需求相适应，就必须加强档案管理专业人才的培训，为信息化转型提供一批精通专业技术、综合素质较高的人才。如今，社会正在发生着信息化、数字化的变化，对高校而言，档案管理的信息化转型不仅包含了对档案的初步收集与整理，更重要的是，要在日常的档案管理过程中，把整理好的原始档案材料进行电子编码，把它们转换成数字文件，让学生和老师更容易地利用这些材料。而这些步骤，都是由专门的档案管理人员来完成的，所以，作为档案管理部门的领导者，一定要对新时代信息化发展的需求有一个正确的理解，不断地改变自己的思维方式，将培养和引进优秀的档案管理人才，作为高校行政管理的一项重要工作。第一，大学要从自己的发展需求出发，确定目前大学所缺乏的各种类型的档案管理人才，为其制定合适的培养计划。同时，要真正引进和培养人才，还需要加大经费投入，让高校的档案管理人才队伍向专业化、质量化的方向发展，不断为高校的档案管理队伍注入新鲜血液。第二，大学要提高档案工作的入门门槛，通过大量选拔能熟练运用各种信息技术手段的优秀档案工作人员，对现有的档案工作人员进行适当、合理地“换血”。

（二）不断创新档案管理模式，建立现代化的档案管理观念

在大数据时代引领的信息化发展浪潮中，高校档案管理应以现代化、信息化为发展方向，对传统落后的管理理念进行变革，构建档案管理的信息化新理念，促进高校更快、更好地适应信息化趋势。因此，要切实提高高校档案管理的效率和质量，就必须突破现有的传统模式的束缚，利用现代化的管理理念，积极地与大数据时代下高校档案管理的发展需求相适应。第一，按照规定，将所有的文件都进行归档，并且尽快将缺失的、损坏的、有问题的文件补齐。第二，要建立规范化和整齐性的档案管理体系。高校档案工作要立足于自己的特点，立足于自己的特点，立足于自己的特点，积极探索出一条新的、有特色的新路。第三，档案管理员应积极利用互联网和大数据的技术优势，建立一个网络化的管理平台，推动档案信息的数字化，使其更好的保存。

（三）完善信息化基础设施，推进档案服务数字平台建设

健全的基础建设是实现档案管理信息化的先决条件。高校在推动档案管理信息化建设时，应加大对基础设施的重视，加大投入，不断完善相关的信息化软硬件设备。高校应根据档案工作的具体内容，充分利用计算机等信息技术手段，对其它各种配套设施进行完善。为了更好地提高高校档案管理的信息化水平，需要利用现代网络信息技术，构建一个数字化的档案管理平台。随着互联网共享平台的推出，高校档案管理进入了更方便、更高效的新阶段，许多需要向社会开放的档案资料都可以在数字化平台上实现共享。虽然不同的高校网站都有一定的差别，但是网站的通用性意味着所有人都可以享受到该平台带来的服务，从而大大提升了档案管理工作效率。

（四）加强档案信息安全管理，保证高校档案资源万无一失

毋庸置疑，现代信息技术的应用给高校档案管理工作带来了诸多的便利。然而，网络是一把双刃剑，在带来便利的同时也会造成一系列安全隐患。高校档案管理部门必须深入了解信息化可能带来的各类问题和危害，提高档案管理的安全意识。尤其是在处理一些密级较高的档案资料时，必须严格遵照高校档案管理制度操作，坚决执行规定的保密程序。对于其中的绝密性档案资料，更加需要工作人员严守执业操行和保密守则，杜绝泄密情况发生。总之，构建现代化档案管理安全保障机制是大数据时代高校档案管理工作的核心任务之一。由于传统的安全保障仅仅是围绕防止纸质资料损坏展开，但是在当前背景下，电子档案所面临的最大问题就是信息安全，因此必须建立起与之相匹配的安全保障机制。

结论

在“大数据”背景下，高校档案工作向信息化发展的方向发展，已成为影响高校档案工作质量的重要因素之一。实现档案工作的信息化改造，是构建智慧大学的基础。但是，在具体的档案管理工作中，因为受到了多个方面的限制，目前仍有很多高校没有制定出一套正式的转型计划，所以，高校档案管理部门一定要顺应这一发展趋势，充分利用信息技术，来实现对高校档案管理模式的变革和升级，从而提升档案资源的使用率。总之，随着大数据时代的持续发展，高校要正确看待自己的发展现状，把握好时代赋予的发展机会，持续推动高校档案管理的信息化建设，落实有关的管理制度，加强职业道德和职业规范，在提升管理效率的同时，进一步推动信息化建设的进程。

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