新时期下机关事业单位档案管理数字化建设的本质是在原有的工作模式基础上添加了各类高科技技术，用现代技术来优化原有的工作流程和工作模式，以此来提高整体工作效率，降低工作压力。这种转变在当前社会背景下是必然且必需的，机关事业单位也需要迎合时代发展进行适当的创新，从而为大众提供更好的服务。在档案管理数字化建设过程中，主要使用的设备是计算机，通过电子记录的方式来取代传统的人工管理，实现全面进步。值得注意的是，在档案管理数字化建设过程中，难免会因为技术操作问题、人员管理问题、工作模式等问题而出现建设效果不好等情况。为此，机关事业单位需要积极针对这些问题进行修正，尽快适应新的工作模式，以此来不断提高档案管理数字化建设水平。

一、新时期机关事业单位档案管理数字化建设的意义

新时期机关事业单位档案管理数字化建设的意义体现在多个方面，对机关事业单位自身而言，它可以有效减少传统档案管理中的繁琐工作，提高档案的检索、查询和利用效率。在信息安全方面，数字化档案便于进行数据备份和恢复，增强了档案数据的安全性和可靠性。数字化档案管理模式还可以通过线上网络进行共享，使得档案资源能够得到更广泛的利用，节省了各个部门调用档案所需要的时间，也优化了复杂的程序^【1】。在便捷性方面，数字化档案可以实现远程访问和利用，不受时间和空间的限制，为公众提供更加便捷的服务。从机关事业单位整体性发展角度来看，数字化档案管理是档案管理现代化的必由之路，有助于提升档案工作的科技含量和专业水平。同时数字化档案也有利于进行深度挖掘和分析，为决策支持、学术研究等提供更加丰富的信息资源。对机关事业单位的未来发展来讲，数字化档案管理有助于提高政府和事业单位的公共服务水平，满足人民群众对档案信息服务的需求。数字化档案管理是电子政务建设的基础，有助于提高政府工作效率和透明度。数字化档案管理也为档案学科的发展提供了新的研究领域和实践平台，推动了档案学科的创新和发展。

二、新时期下机关事业单位档案管理数字化建设存在的问题

新时期机关事业单位档案管理数字化建设面临的问题主要来源于三个方面，分别是人员问题、制度问题以及技术设备的问题。人员方面的问题指的是许多单位缺乏具有档案管理背景的专职人员，现有人员可能未经过系统的专业培训，导致档案管理不够规范和科学。一些档案管理人员对数字化管理的理解不够，缺乏创新，导致档案管理效能降低^【2】。除此之外，档案管理人员在专业知识和综合能力上也存在不足之处，导致工作进度缓慢，影响工作效率。

技术设备方面的问题指的是档案资源的开发利用不足、协同性和共享性不够，导致基于网络等信息化共享平台的档案资源综合性利用水平不高，难以满足新时期用户高效化、知识化和个性化需求。还有部分机关事业单位档案部门的数字化设备和技术更新缓慢，影响了档案的整体质量和效率。

制度方面存在的问题主要指的是部分机关事业单位并没有针对档案管理数字化建设这项工作进行设计安排，没有明确工作目标和工作方向，导致很多员工都找不到工作头绪，也不清楚自身的任务。最终导致整体工作效率不断变差，档案管理质量也没有达到预期标准，员工因为缺乏管理和约束逐渐变得松散、推卸责任。

三、新时期机关事业单位档案管理数字化建设的方法

（一）建立健全的档案管理数字化建设制度

新时期机关事业单位建立健全档案管理数字化建设制度，需要从组织领导、数字化建设体系等多个方面来实现。在数字化建设制度中，机关事业单位需要加强组织领导，建立由单位负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，确保档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展^【3】。在档案数字化建设方面，机关事业单位需要着重开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理。建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作，并确保数字化过程的元数据收集齐全。在安全方面，机关事业单位还需要建立安全保障体系，加强档案信息安全保密工作，建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。在日常管理过程中，机关事业单位还需要制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力，以便于在发生数据丢失、坏档等问题时能够保障档案数据不会受损。在档案资源利用方面，机关事业单位还需要不断优化档案资源建设、拓展信息服务渠道，实现档案服务的知识化和个性化，深化民生档案一网查档、掌上查档和电子出证，真正通过跨部门、跨区域、跨层级的档案服务造福人民群众。

（二）采用信息加密技术和数据库技术

在机关事业单位的档案管理工作中，单位领导需要采用信息加密技术和数据库技术来保证数据安全，同时提高档案数据处理效率。信息加密技术顾名思义就是对存储在电子设备或云端的档案信息进行加密处理，确保未经授权者无法访问档案内容。这种加密保护有效防止黑客和恶意软件获取档案信息，维护档案的保密性和完整性。在档案共享和远程访问过程中，数据传输加密确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。通过使用安全协议（如SSL或TLS），可以建立加密通道，保障数据的机密性和完整性^【4】。现代档案管理中，数据库技术用于建立强大的档案信息管理平台。这些数据库可以实现档案信息的高效存储、检索和管理，支持大数据环境下的档案知识服务和智慧档案馆建设。档案管理部门还需要实施权限管理制度，限制和监控人员对数字档案的访问权限。基于角色的访问控制（RBAC）和基于属性的访问控制（ABAC）等技术可以灵活配置访问权限，确保只有授权用户能够访问敏感档案。在档案管理工作中，工作人员还需建立完善的数据备份机制，确保在突发事件中数据的完整性和可持续性。备份策略通常遵循3-2-1原则，确保数据在不同介质和地点的安全存储。除此之外，工作人员还要对数字化过程中的所有操作进行详细记录和分析，确保每一次文件访问、修改、传输和删除都有章可循。这种审计机制有助于及时发现潜在的安全漏洞和违规操作。

（三）提高档案管理人员的专业素质和能力

在档案管理数字化建设过程中，档案管理部门一定要提高工作人员的专业素质和能力，以此来保证数字化技术能够充分发挥自身的作用和价值。所以机关事业单位需要定期组织档案专业人员参加岗位培训，包括新上岗人员和非档案专业出身的在职人员。培训内容应涵盖档案管理的基础理论、实践技能、档案法规标准、档案信息化建设等^【5】。在培训教育过程中，档案管理部门要鼓励档案管理人员学习计算机技术和信息通信技术，培养数字化技术复合型人才，以适应档案数字化管理的要求。机关事业单位需要不断深化档案专业人员职称制度改革，建立科学化、规范化、社会化的档案专业人员职称制度，激励档案专业人员提升理论水平和专业能力。还需要为档案专业人员提供职业发展路径和晋升机会，通过考核评价、职称评定、岗位聘用等方式，激发档案人员的工作积极性和创造性。除此之外，机关事业单位需要鼓励档案管理人员参与实际的档案管理项目，通过实践提升其业务能力和解决问题的能力；鼓励档案管理人员学习国际先进的档案管理理念和技术，提升其国际化视野和跨文化交流能力；为档案专业人员提供继续教育的机会，不断更新其专业知识和技能，以适应档案事业的发展需求；鼓励档案管理人员参与学术研讨、论坛、研讨会等活动，通过交流学习，拓宽知识视野。只有这样，机关事业单位就可以全面提升档案管理人员的专业素质和能力，促进档案事业的现代化发展。

（四）创建良好的档案管理数字化环境

在机关事业单位档案管理数字化建设过程中，一个良好的建设环境是成功的基础，为此，事业单位需要通过增加资金投入的方式为档案管理部门营造一个良好的工作环境。除了上文提高的制度建设以外，事业单位还需要增加资金投入，用资金来保证必要的资源建设和维护档案管理所需的物理环境，包括档案存储设施、数字化处理中心、服务器机房等，以及相应的安全防护措施。在设备出现故障或者需要升级时，事业单位也需要做好准备保证资金充足。事业单位还需要建设数字化档案平台，开发和部署功能全面的数字化档案管理系统，保证该系统支持档案的数字化采集、存储、管理和利用，并且具备良好的用户界面和操作体验。档案管理部门需要有序的推进传统载体档案的数字化工作，包括纸质档案的扫描、图像处理、数据挂接等，同时，对于新产生的电子文件，实施电子文件归档和电子档案管理^【6】。还需要开发数字化档案服务产品，提供便捷、高效的档案利用服务，满足用户的多元化需求，并通过服务创新来提升档案管理的社会价值。在档案管理过程中综合应用各种信息技术，如扫描、OCR、数字摄影、数据库、多媒体等，以提高档案管理的自动化和智能化水平。只有这样，机关事业单位才可以构建一个安全、高效、便捷的档案管理数字化环境，不仅提升档案管理的现代化水平，还能够更好地服务于社会和公众。

（五）创建完善的档案管理数字化工作流程

为了让档案管理员工都能有明确的工作目标，机关事业单位需要制定明确的工作流程，详细阐述数字化建设过程中所包含的档案管理工作，以此来保证工作质量和工作效率。档案整理工作是整个工作流程的基础，主要是对现有档案进行分类、整理和清点，确保每一份档案都按照规定的标准进行整理，为数字化工作打下基础。在数字化处理档案之前，工作人员要对档案进行检查，包括档案的完整性、页码的连续性等，并进行必要的修复工作。然后工作人员需要根据档案储存情况和具体的分类来创建档案的目录数据库，包括文件的基本信息、分类、保管期限等，以便于后续的检索和管理。在录入数据库的过程中，工作人员需要使用扫描仪将纸质档案转换成数字图像，这个过程需要保证图像的清晰度和完整性；然后对扫描后的图像进行处理，包括纠偏、去污、去黑边等，以确保图像的质量；并将目录数据与数字图像进行挂接，确保档案的目录信息与数字图像一一对应。核对完成之后，工作人员需要对数字化的成果进行质量检验，包括图像质量、数据挂接的准确性等，并进行验收。随后就是储存工作，工作人员需要按照规章制度将数字化的档案信息存储在安全的存储介质上，并进行定期的数据备份，并定期对档案情况进行统计，并按照规定向国家综合档案馆移交档案^【7】。

结束语：

综上所述，在新时期下，机关事业单位档案管理数字化建设是时代发展的必然趋势，合理运用数字化技术的优势可以让档案管理工作变得更加有效率，更能发挥档案管理工作的价值。在未来发展过程中，机关事业单位同样也需要关注技术创新、技术研发等工作，积极尝试使用新的技术和新的设备，不断创新，以此来推动机关事业单位不断进步。在这一过程中，机关事业单位同样需要做好制度建设、人员管理等工作，以此来不断提高档案信息的利用价值，不断提高自身的经济效益和社会效益，实现真正意义上的可持续发展。

参考文献：

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[6]武晋梅.如何推进机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].文化产业,2021,(18):95-96.

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