引言

档案一般是归属于国家有关部门进行管理的，这项工作当前遇到的问题比较突出。档案管理人员对工作的认同感相对较低，相关制度主要针对大多数人员进行规定，在管理过程中缺少对人员的人性化管理。当前，数字化信息日益发展，想要进一步提升事业单位的档案管理水平，应该在目前的管理制度上进行创新。本研究将针对当前事业单位存在的主要问题进行分析，并有针对性地提出对策。

1.事业单位档案管理的作用

一方面，为事业单位各部门工作予以保障。事业单位涉及的工作较为复杂，导致工作效率不够理想，甚至出现工作失误，直接影响社会服务效果，不利于提高群众服务满意度。而档案作为事业单位记录各项工作的主要载体，对档案进行利用可以为各部门工作提供参考和依据，使各部门工作得到切实地保障。例如，事业单位需要在政府领导下发展，因此政府下发的各项要求、各项政策等均是事业单位发展的主要依据，为此对上级下发的各项内容进行归档处理，能够使各部门在今后工作中有章可循以及有据可依。

2.事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 专业档案工作人员少，业务素质不高

很多事业单位的档案管理工作人员都是身兼数职，并不是专门进行档案管理的，也没有进行专业业务能力的训练，着急工作，业务能力不平衡；在一些机构中，文件管理人员也经常调动。一些员工刚刚熟悉此工作，并由于其他原因转而从事另一工作。因此，文件管理使卸载文件变得容易。随着模块的发展以及人员的不断转移和增加，文件数据量自然会增加，但是模块不会增加处理文件管理的人数。这不仅增加了档案管理工作人员的工作量，还增加了工作的难度。有的事业单位没有专门的档案管理工作人员，或者管理人员忙着应付日常的管理事务，而没有时间进行培训，就无法提高自身的业务能力，只能起到一个保管员的作用。这些问题都会制约着事业单位的档案管理工作整体水平提高，并不利于档案管理工作的开展。

2.2 没有完整的档案管理制度

做好档案管理创新是适应新时代档案管理工作的新任务、新要求的重要途径，在此要求下健全新时期事业单位档案管理制度为先行条件。任何一项工作的开展均需要在精细化的制度下进行，以此来保证工作的规范性与有效性，且使各项工作能够有序地进行，其中，机构的档案管理也是一样，一个完善的体制保证，可以使档案工作变得更加规范和有条理，从而使档案管理工作与时俱进，同时成为助推事业单位健康长远的主要动力。可实际情况是，当前部门事业单位的档案管理工作存在一定程度的无序性，而这一问题的发生源于其档案管理制度有着明显不足，导致事业单位档案管理工作开展中缺乏严谨的制度管控，最终致使各式各样的管理问题频频发生，事业单位的整体发展造成损害。由此可见，要想强化事业单位档案管理工作成效需要充分认识到当前事业单位档案管理中存在相关管理制度不到位，体制松散这一现实问题，通过制定科学的档案管理规章制度，来约束档案管理工作者。

2.3事业单位档案管理信息化水平较低

尽管目前我国信息技术的发展为档案管理提供了全新的改革方向，但是事业单位的工作人员和档案管理工作者缺乏档案管理意识，这就造成了档案工作的低效和不能改善工作的质量。例如，一些医院的档案管理者缺少对档案管理的认识，他们觉得，传统的纸质档案更符合国家的要求，也没有必要对机构的档案管理进行变革，这就造成了许多医院的档案管理制度还处于以纸张方式进行的管理方式，从而不能提高档案管理的安全程度和管理质量。比如在泰安市的中心医院档案管理当中由于尚未开展信息化建设，所以每年医院内部工作、人员职称晋升和退休人员数据利用等工作服务，在获取档案原件和复印件时工作量较大，甚至有很大一部分工作人员的材料由于年代久远存在不清晰或者缺失的问题。

2.4档案利用率较低

为社会大众提供服务是事业单位的主要工作职能，对于档案管理工作而言，它具有较强的公益性，同时也具有较强的社会性。部分事业单位将封闭式管理作为管理的主要手段，档案管理工作中将保管作为重点，以档案的利用为辅助，因此很多档案资源对公众是不开放的，如果使用需要到档案室中进行查阅，这样的话很难完全体现出档案的价值和作用。

2.5档案保密工作不到位

首先，一些机构没有充分认识到档案安全的重要意义，没有应有的保密意识，没有承担起应有的责任。这就使得在实际工作中，档案的保管、查阅、传递等各个环节缺少严密的监督与控制，极易导致档案信息外泄。其次，我国档案管理体制不健全，没有明确的业务标准，也没有相应的问责机制。这就导致了档案保密制度的缺失，也就没有了对档案保密工作的制约与威慑。与此同时，一旦发生问题，很可能会造成责任的不能及时解决。四是一些机构的档案安全技术存在缺陷。在信息科技的飞速发展下，新的档案形态如电子档案、数字档案等越来越普遍，但是有些机构在保密技术上的投资不够，缺少先进的保密技术与方法，很难对网络攻击、信息泄漏等问题做出有效的反应。

3.新时期事业单位档案管理对策

3.1 强化领导对档案管理工作的重视程度

高校档案的价值水平直接关系到高校的经营成效，对高校的关注程度越高，高校对高校的档案管理工作的潜能就越大，对高校的发展也就越有利。机关工作人员要充分意识到档案的重要性，把档案工作列入单位工作规划，转变在机构中的位置，从最上层入手强化管理工作。与此同时，各机关也应提高管理者的工作观念，不断地进行有关法律法规的学习，提高管理者对档案工作的重视。各单位的领导要做好统筹工作，使各方面都能与档案管理工作相协作，为档案管理者在工作上扫除障碍。另外档案是记录每个人你的基本情况，个人经历的载体，也能最直观地反映出每一个人的工作能力，思想觉悟等，而这些都是事业单位选拔人才，培养人才的依据。该文件必须始终保持其自身的完整性和真实性。这是干部做好工作的最基本条件。因此，非常有必要增加领导对文件管理工作的重视。单位可以把档案管理作为公共机构干部人事工作的重要内容之一。实行档案管理责任制，也可以通过把这项工作列入年度考核范围来加强重视程度。

3.2 注重培训，提高档案管理人员的专业素养

事业单位应该重点对现代化档案管理队伍进行培养，通过培训，提高档案管理人员的整体综合素质，坚持定期对工作人员进行职业道德的教育，提高他们对本职工作的责任心，学习现代科技知识的培训，不断提高工作的能力和自身业务水平。培养档案管理人员的吃苦耐劳，不贪图名利，恪尽职守，踏实工作的精神，增强所有职工的责任心和事业心。更要加强学习，提高政治素养。积极经常组织各种对工作人员有益的学习培训，培训时突出重点，注重实用。同时可以安排参观学习，多看别的单位优秀职工的工作方式，拓宽视野，有助于全面提高管理工作人员的整体素养。其中最重要的是要稳定档案管理岗位的人员，不要频繁调动工作人员，保证档案管理工作的工作质量。

3.3 完善事业单位档案管理制度

在实际的档案管理过程中，建立健全档案室的规划体系、建立完善档案数据库以及建立完善的档案信息服务平台。让各个部门在原有工作基础上可以实现档案资源的有效利用、促进办公管理效率的提升和工作质量的提高。在此过程中需要加强对档案资源的合理配置和优化设计，要充分发挥自身特色和优势来实现现代化档案基础设施功能，让档案信息服务平台发挥最大作用。除了对档案资源进行合理配置之外，还需要通过完善服务平台、提高服务效率等多种方式来实现档案系统资源的高效利用和工作质量的提升，只有完善健全的数据库体系才能为后期各项工作提供基础保障。

从根本上来说，就是要建立一套符合国家有关法律法规的档案资源分级分类的体系。按照系统服务对象可以分为三大类：档案管理信息资源、电子文件及数据库信息资源。按照档案管理信息资源的归档范围、内容及特点，将档案管理信息资源按基本要素进行划分。同时，还要制定电子文件的规范、格式及其编码规则，以及对数据文件进行相应的存储、检索及统计分析工作。此外，还应制定适合于各个系统服务对象之间的协议，建立基于数据库和电子文件以及网站的档案信息数据库，并对数据文件实现在线查询和在线编辑等功能。按照档案工作要求和应用要求，将各类数据资料按不同阶段划分成若干部分，再按照一定的规则对其进行存储、处理与利用。以某事业单位人事档案为例，可将其数据索引关键词设置为入职时间、学历层次、工号、姓名，当需要对其进行调取时，相关管理人员便可通过关键词检索进行搜寻，这便有效提高了档案检索效率，完善了传统档案管理中所存在的漏洞。

3.4加强事业单位档案管理的日常记录

加强事业单位档案管理的日程记录是提升员工工作效率的一种方式，可以借鉴工厂的工程管理方法，比如在咨询服务的窗口设置专门的人员，然后对其他的人员按照日程任务进行划分。在工作的系统中，明确地展示每日的任务，以及每日任务背后的总任务，并且在下班之前要对本日的档案规整、管理工作进行详细地记录，这样更有利于及时地监督档案管理人员工作。由于档案管理的任务本身就是一项非常重视细节的工作，因而把每一项任务进行日程的记录和规划，能够在事业单位的档案管理出现差错的时候，及时地查看出现差错的原因，提高员工进行档案管理的效率。

3.5加强档案保密工作

首先，要加强所有人员对文件的保密工作。通过经常性的安全教育和训练，提高职工对安全工作的认识，掌握安全规章制度，提高安全意识；在档案管理工作中，要形成一个良好的环境，使整个社会都参与进来，共同维护档案的安全。其次，要建立和完善档案的保密体系。为保证档案资料的完整与安全，应制订详尽的档案保密标准，对保管、查阅、传递等各个阶段的保密规定进行了详尽的规定。同时，要建立问责制度，严厉打击违规行为，形成一种强有力的制约与震慑。三是要强化档案的保密技术。在信息技术飞速发展的今天，新的档案形态如电子档案、数字化档案等越来越普遍，各机构应该增加在保密技术上的投资，引入加密技术、访问控制技术等先进的保密技术与方法，保证档案信息在存储、传输、使用过程中的安全。四是强化对档案安全的监督与检查。对档案的保密工作进行定期的检查、评价，对出现的问题及时纠正，保证各项安全措施的有效落实。同时，要制定应急预案，以应付各种突发状况，保证突发事件中的档案信息的安全性。

结束语：综上所述，档案管理对事业单位的稳定发展有重要影响，因而开展事业单位档案管理中存在的问题及对策分析具有重要作用，基于研究不仅可知档案管理具有为事业单位各部门工作予以保障以及为事业单位人力资源管理提供参考等作用，还可知面对当前事业单位档案管理中存在的配套设施落后，档案信息化水平低、相关管理制度不到位，体制松散、档案管理人员素质差异大，业务水平良莠不齐，完善设施设备等问题，可以通过实现信息化管理、建立健全档案管理制度、档案利用效率的提升、提高档案管理人员专业能力等对策进行有效解决，从而提高事业单位档案管理水平。

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作者简介：武风英（1978年--），女，汉族，河北省魏县人，中级档案馆员，研究方向、档案管理。