随着信息技术的飞速发展，数字化已成为我国机关事业单位档案管理工作的必然趋势。然而，在数字化背景下，档案管理工作也面临着诸多挑战，如档案数字化水平不高、管理制度不完善、人才队伍素质参差不齐等。为应对这些挑战，机关事业单位档案管理部门需要从多个方面分析机关事业单位档案管理工作的策略，真正从源头上优化机关事业单位工作水平。

一、机关事业单位使用数字化档案管理的意义

（一）提高档案管理效率

首先，数字化档案管理可以实现档案的快速检索与便捷查询，通过电子化手段，档案信息将会得到集中存储，管理人员也将会迅速定位所需要的档案，这将会有效的缩短查找时间，提升工作效率。其次，数字化档案管理有助于实现档案的自动化处理，通过运用计算机软件，可以将档案进行收集、整理、归档、检索处理，减轻档案管理人员的劳动强度，更进一步提升档案管理工作的效率以及准确性。再次，数字化档案管理也有助于实现档案的远程访问，通过网络，档案可以轻松跨越地域的限制，方便单位内部及外部工作人员进行远程查询，这将会极大的提升档案利用率。除此之外，数字化档案管理也将会实现档案的长期保存，通过数据备份以及存储技术，能够避免档案由于自然灾害、人为损坏等因素丢失，确保档案长期保存^[1]。

（二）确保档案安全与保密

机关事业单位使用数字化档案管理在确保档案安全与保密方面具有重要意义和关键作用，数字化档案管理有助于提升档案的物理安全性，通过使用防火、防盗、防潮、防虫等措施，可以保护档案实体，避免档案因此遭受损坏与影响。另外，数字化档案管理也可以提升档案的电子安全性，通过加密、访问控制等技术手段，也可以避免档案信息因此被非法访问、篡改、泄露，积极保护档案的信息安全水平。实际管理过程中，数字化档案管理也可以实现档案的分级管理，根据档案的密级以及重要性，可以对档案进行分类管理，确保不同密级的档案得到对应的保护与支持。此外，数字化档案管理也将会有助于实现档案的动态监控，通过实时监控档案的使用情况，可以更加及时的发现异常状态，使用对应的措施来确保档案安全与保密^[2]。

（三）促进档案资源共享与利用

首先，数字化档案管理有助于实现档案资源的整合与共享。通过将分散的档案信息集中存储，可以实现档案资源的统一管理和利用，提高档案资源的利用率。其次，数字化档案管理有助于实现档案信息的公开与传播。通过网络平台，可以将档案信息向社会公开，方便公众查阅，提高档案的社会影响力。再次，数字化档案管理有助于实现档案的个性化服务。通过分析档案信息，可以为不同用户定制个性化的档案服务，满足不同用户的需求。此外，数字化档案管理还有助于实现档案的持续更新与完善。随着档案管理工作的不断推进，数字化档案管理系统可以不断优化和升级，提高档案管理工作的质量和水平。

二、机关事业单位档案管理工作特点

（一）专业性

机关事业单位档案管理工作具有鲜明的专业性特点，首先，档案管理工作涉及到的知识领域较为广泛，包括档案学、历史学、文献学、信息学等多个学科，要求档案管理人员拥有跨学科的历史以及知识背景。其次，档案管理工作的流程较为严谨，从档案的收集、整理、鉴定、保管到利用，每个环节都拥有严格的标准以及规范，需要档案管理人员拥有扎实的专业基础以及实际操作能力。除此之外，档案管理工作对档案的保密性、真实性、完整性要求较高，档案管理人员必须要始终坚持严格遵守国家相关法律法规，确保档案的安全与保密^[3]。

（二）规范性

机关事业单位档案管理工作强调规范性，主要体现在以下几个方面。首先，档案管理的法律法规体系完善，包括《中华人民共和国档案法》等相关法律法规等作为指导，确保档案管理工作的合法性以及规范性。其次，则是档案管理的标准体系健全，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的标准，确保档案管理有章可循。最后，则是档案管理的操作流程规范性，从档案的收集、整理、归档到检索、借阅、销毁，每个环节都有非常明确的操作规范与要求，确保档案管理工作的有序开展与顺利落实。

（三）服务性

机关事业单位档案管理工作具有很强的服务性，一是为机关事业单位的决策提供依据，档案是历史记录和现实工作的反映，为领导决策提供重要参考；二是为机关事业单位的日常管理提供服务，如人事管理、财务管理、资产管理等；三是为公众提供信息服务，通过档案查阅、展览等形式，满足社会公众对历史和文化的需求。档案管理工作不仅要确保档案的完整和安全，还要提高档案的利用率，为社会提供优质服务^[4]。

（四）动态性

首先，目前来看档案管理工作正在随着社会的发展而不断变化，例如档案管理技术、档案管理理念、档案管理手段等，都在不断的更新与优化。其次，则是档案管理工作与机关事业单位的职能转变彼此密切相关。随着事业单位改革工作的逐渐推进，档案管理工作的内容、重点、方式也在不断的调整与优化。再次，则是档案管理工作需要适应信息时代的基本要求，例如数字化、网络化、智能化等技术的发展，对档案管理工作提出了全新的挑战。因此，机关事业单位档案管理工作必须要不断适应全新发展经济形势，始终坚持保持动态发展。

三、机关事业单位档案管理目前存在的问题

（一）档案管理意识不足

目前来看，一些机关事业单位对档案管理的重要性认识不足，缺乏对档案资源的充分重视以及关注。首先，一些领导层对档案管理工作缺乏重视，直接导致档案管理工作在单位内部的地位不高，资源配置不够完善。其次，档案管理人员对档案管理的专业知识以及技能掌握水平不佳，很难适应档案管理工作的基本要求。再次，单位内部工作人员对档案的归档意识不强，导致档案收集不全、档案归档不及时，影响了档案的完整性以及准确性。除此之外，档案管理信息化程度不高，档案数字化、网络化进程较为缓慢，这也导致档案的利用因此受到影响，很难满足现代办公的基本需求^[5]。

（二）档案管理制度不完善

首先，档案管理制度缺乏系统性，部分单位没有建立完善的档案管理制度体系，导致档案管理工作缺乏规范性和可操作性。其次，档案管理制度执行力度不够，部分单位对档案管理制度的制定和执行流于形式，导致制度形同虚设。再次，档案管理制度更新滞后，随着社会发展和单位职能变化，原有档案管理制度已无法适应新的形势，但更新速度较慢，导致档案管理工作难以适应新的要求。此外，档案管理制度与实际工作脱节，部分单位档案管理制度过于僵化，难以适应实际工作中的灵活性和多样性。

（三）档案管理人员素质不高

档案管理人员素质不高也属于机关事业单位档案管理期间一项普遍存在的重要问题，一些档案管理人员专业背景参差不齐，一些档案管理人员在这一过程中缺乏档案管理的专业知识以及专业技能储备，很难胜任档案管理的工作需求。其次，档案管理人员培训不足，导致一些档案管理人员在档案管理期间缺乏创新意识以及基本能力。再次，档案管理人员工作积极性不高，一些档案管理人员不愿意承担档案管理工作要求，工作态度不端正，影响档案管理工作的质量以及效率^[6]。

（四）档案管理环境较差

一方面，一些单位档案室设施简陋，缺乏必要的通风、防潮、防火、防盗设施，容易导致档案因此损坏。另一方面，档案室环境脏乱差、档案摆放无序，不利于档案的保管与利用。一些档案室的设施简陋，缺乏必要的防护措施，另外，档案室的环境脏乱差，不利于档案的保管与利用，这也影响档案管理工作的实际效率。因此，改善档案管理环境，提升档案管理水平，已经开始成为机关事业单位档案管理工作的一项迫切需求。

四、数字化背景下机关事业单位档案管理工作优化

（一）完善制度体系

在实际开展工作的过程中，必须要建立数字化环境下档案管理工作的方案以及模式，更好的提升档案管理效率。为了适应信息化、网络化的发展趋势，首先需要制定出科学合理的档案管理制度，明确档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的具体规定以及操作方式。其次，还需要加强对档案管理制度的宣传与培训，更好的提升全体工作人员针对档案管理工作重要性的充分认知，确保制度可以得到有序的开展与顺利执行。除此之外，还需要结合实际工作，不断修订并且完善档案管理工作制度，保障档案管理制度更具有针对性以及可操作性。例如，可以制定出档案收集、整理、归档、保管、利用等方面的详细规章制度与要求。另外，加强档案管理制度的监督与考核，将档案管理规章制度落实效果设定为绩效考核的一项重要指标，提升全体工作人员的档案管理意识与能力。

（二）提升档案管理人员素质

在数字化背景下，档案管理人员需要具备较高的专业素质和技能，以适应档案管理工作的需求。首先，要加强档案管理人员的业务培训，提高其档案管理理论、法规、技术等方面的知识水平。其次，要注重培养档案管理人员的创新能力和团队协作精神，使其能够适应不断变化的档案管理工作。此外，要建立健全档案管理人员的激励机制，激发其工作积极性和创造性。

具体来说，实际开展工作期间需要开展档案管理人员的业务培训，提高其专业知识和技能；加强档案管理人员的创新能力和团队协作精神培养；建立健全档案管理人员的激励机制，如设立优秀档案管理人员评选、提供晋升机会等；关注档案管理人员的心理健康，提供必要的心理支持和辅导。

（三）推进档案管理技术升级

在数字化背景下，机关事业单位档案管理需要不断推进技术升级，从而更好的提升档案管理工作的效率以及水平。首先，需要积极加快档案数字化建设工作，将纸质档案转化成为电子档案，实现档案的数字化存储、检索、利用。其次，则是需要引进更加先进的档案管理软件，提升档案管理的自动化、智能化水平。除此之外，还需要加强网络安全防护，确保档案信息的安全与稳定。在实际开展工作期间，作为工作人员必须要加大档案数字化投入与支出，加快纸质档案数字化的工作进程，另外积极引进先进的档案管理软件，从而提升档案管理的自动化、智能化水平。在这一过程中还需要加强档案安全防护工作，确保档案信息的安全性与防护水平，开展档案管理技术的研究与创新，有效提高档案管理质量。

（四）优化档案管理服务环境

首先，改善档案室设施属于提升档案管理工作质量的关键，这包括对档案室硬件设备进行升级，例如安装更加先进的档案存储设备，确保档案信息的安全性与稳定性。另外，优化档案柜架的布局，提升档案存放的密度与效率。其次，档案室的安全管理属于保障档案安全的重要环节，因此，必须要加强对档案室的消防安全、防盗安全等方面的管理，其中涉及到定期进行消防设施检查与维护、确保消防设备完好与有效。再次，还需要优化档案查询、借阅等服务流程，这属于提升档案管理工作便捷性与用户满意度的重要方式，这要求简化档案查询流程，提供更加便捷的在线查询服务，从而实现档案信息的快速检索。

结束语：

随着数字化时代的到来，机关事业单位档案管理工作正在面临前所未有的机遇与挑战。为了适应这一发展趋势，必须要积极探索并且实践对应的档案管理工作策略，从而在全新的历史条件下更好的服务于国家和社会的发展。机关事业单位档案管理工作策略的实施，为档案资源的保护与利用注入了全新的活力，坚信在今后的工作当中将会更加深化档案管理改革，不断提高档案管理工作的质量与水平，从而推动我国档案事业的发展。

参考文献：

[1]王俭奎.浅谈新时期如何做好机关事业单位档案管理工作[J].兰台内外,2022,(34):46-48.

[2]张敏.互联网环境条件下事业单位档案数字化建设[J].数字传媒研究,2022,39(08):70-73.

[3]李献礼.机关事业单位数字化档案管理工作策略探析[J].秘书之友,2022,(08):43-45.

[4]付伟.机关事业单位干部人事档案管理数字化转型关键思路分析[J].文化产业,2022,(21):13-15.

[5]王雨飞.新形势下如何强化机关事业单位档案数字化管理[J].大众标准化,2022,(13):135-137.

[6]王红.机关事业单位数字化档案管理工作实践研究[J].科技资讯,2022,20(08):235-237.