引言

随着计算机技术和互联网技术的快速发展，档案管理工作通过引进这两种技术，可以有效提高自身的工作效率和整体的工作质量，现代化管理也是档案工作未来发展的必然趋势。档案现代化管理的进程在逐渐加快，转变了以往的发展模式，从根本上提高了档案管理工作的效率。部分单位现代化的建设进程比较慢，在开展相关工作的过程当中还存在着一些问题，通过对这些问题进行有效的解决，可以有效推动行政管理部门的开展。

1 档案管理现状

1.1 OA系统

OA系统简单来说就是办公自动化系统，该系统在整体运行的过程当中使得工作人员可以更加高效以及便捷的进行协同工作，对信息资源进行共享，改变了传统的工作模式，使得工作效率得到了大幅度的提升。 OA系统可以针对信息资源进行平台建设，实现了工作内容的自动化和整个流程的自动化，在传统的工作模式之下，在进行一项工作处理的过程当中需要经过一系列的手续。 OA系统可以推动文档进行数字化的发展，使得文件在处理的过程当中程序比较简便，针对无法进行传阅的文件可以在网络上就进行批复和浏览，有效提高了档案管理工作的效率。

1.2 PDM系统

PDM系统也称之为产品数据处理系统，和产品相关的信息都会经过特定的处理，将这些数据进行汇总，以便于可以对科研以及生产进行有效的指导。PDM系统整体的制造过程体现出了文档的管理内容，针对不同的信息会设定不同的生命周期，通过了解单位日常工作的开展现状可以构建并行化的环境，使得档案管理工作在开展的过程当中，针对自身的产品结构和管理的流程都会进行有效的优化。PDM系统在整体应用的过程当中，单位需要对各阶段所涉及到的技术文件进行有效的汇总，以便于可以对这些文件进行及时的更改或者是利用^[1]。PDM系统使得整个档案信息管理工作向现代化的方向发展，为单位的发展收集了更多的数据作为支持。在构建产品结构的过程当中，需要指定专业的人员开展产品的设定，整个过程当中需要对文件进行审签和批准，文件的内容在发布之后还需要对相关的资料进行自动归档。办公室自动化系统在具体应用的过程当中，需要对单位的各项数据进行有效的管理，每一项工作的具体内容都会得到清晰的记录，而且这些信息也在填写完成之后，还会被紧急的纳入到数据库当中。

2 档案行政管理部门现代化发展

2.1行政档案的数字化

行政档案的数字化发展，简单来说就是将传统的档案信息进行数字化的处理，然后对整个档案信息保管的流程进行信息化的发展。办公自动化在形成之前，档案室就已经初具规模，纸质档案逐渐通过数字化的加工成为了电子档案。纸质档案经过数字化的加工之后，后期还需要通过一系列扫描完成，工作人员会对档案进行充分的整理，后续还需要对图像进行处理和储存。纸质文件在进行数字化的过程当中，要考虑到数字化档案的利用效率，除此之外，还需要考虑到电子档案的存储安全性^[2]。档案数字化工作在开始之前，需要对顶层展开一系列的设计，这就需要管理能力比较强的领导进行工作上的安排，针对档案进行数字化鉴别。

2.2行政档案数字化鉴别的必要性

的档案是和档案馆还是存在比较大的差别的，无论是设备还是人员都明显不足，在进行初步建设的过程当中，要考虑到整体的投入和产出比。针对于档案需要进行特定的数字化加工，没有必要对所有的档案都进行数字化建设。数字化建设工作在开展之前，需要对特定的档案信息进行鉴定，完成鉴定工作之后然后再对档案信息进行数字化处理。在开展鉴定工作的过程当中，需要剔除掉价值比较小或者是没有价值的档案，有效节约了人力和物力资源，而且也提高了档案信息的工作效率和质量。比如说在整理档案信息的过程当中，虽然这些信息是反映了单位的相关活动，但是由于政策发生了变动，这些文件的指导性作用已经消失了，针对于这种文件就不需要进行数字化处理。针对科研生产档案，产品从最初的鉴定一直到后期的定型，整个过程当中都经历了非常多的内容，每一个阶段都产生了较多的文件资料。随着科学技术的快速发展，产品的更新周期也越来越短，产品相对应所产生的文件，整体的利用效率会大幅度的下降。纸质档案在进行数字化处理的过程当中，针对于科研生产软件没有必要进行数字化，开展数字化处理工作之前需要选择一些价值比较高的档案资源，从根本上提高档案资料的处理效率。

2.3 档案数字化鉴别的方法

针对于一些科研合同当中的内容，主要是对产品的规格进行了设定，只要这个产品还在生产，涉及到该产品的相关资料就会具有较高的价值，针对此类数据也是开展档案管理工作的重要保护对象。档案信息资源在进行数字化处理的过程当中，需要保障整个信息结构的稳定以及安全，针对档案信息的处理，单位需要了解社会发展的动态方向。档案数字化鉴别工作在整体开展的过程当中，文件的来源具有较强的连续性和多元性，在内容上更是多种多样。工作人员在对相关的问题进行申报的过程当中，上级管理人员会对此问题进行批复，在解决问题的过程当中，如果忽略了此事件，那么整体所形成的批复文件就无法进行有效的选择。在进行数字化处理的过程当中，要防范一些重要的文件，这些文件不能进行数字化的处理。需要进行严格的保管。

3 档案行政管理部门管理工作存在的问题

3.1未将档案现代化管理纳入工作规划

部分单位在开展相关工作的过程当中，并没有将档案的现代化建设纳入到未来的工作体系当中，简单来说就是管理人员不重视档案的现代化建设。针对档案的管理工作并没有制定全面的规划方案，也没有明确未来的发展目标，没有针对档案管理工作制定健全的管理制度，使得档案管理工作一直无法得到有序的进行。档案管理制度还不够健全，在工作人员任务传递、工作交接、岗位晋升方面还存在问题，当档案工作人员涉及到病假、产假或者是其他临时的突发性事件时，使得工作不能在一段时间内进行交接，即使交接也会存在着一些问题^[3]。由于档案管理制度存在的问题，使得档案经常会出现一些“死档”现象。

3.2档案现代化管理设施参差不齐

单位在开展档案管理现代化建设的过程当中，基础设施还没有进行完善，目前经常会应用到的硬件设施有存储器、打印机、扫描仪等。会存在一部分单位并没有购买完善的档案技术设施，有的仅仅是购买的硬件，有的仅仅是购买了软件。在购买软件和硬件的过程当中，要考虑到两者之间的兼容性，不可随意的进行购买和设置，以免造成不必要的浪费。信息化建设局限于传统的信息技术，并没有接近引进现代化的信息技术，使得工作效率比较低。

3.3档案管理软件应用混乱

部分单位在开展现代化建设的过程当中，并没有配置有关于档案方面的管理软件，也没有设置与之相匹配的档案信息处理系统，档案信息数据在基于具体处理的过程当中，需要软件和相应程序的配合。部分单位应用的都是办公软件管理档案，很少有专门设计的档案管理工作的软件。随着办公自动化系统的快速发展，会发现档案的管理系统与其之间会存在数据不兼容的问题，针对数据在进行交流和分享的过程当中，会发现数据无法进行转换。

3.4档案人员的专业技能较低

部分单位的档案管理人员年龄比较大，通常情况下都是身兼多职，并没有足够的时间和精力，专门的应对档案管理工作。由于工作人员的年龄普遍偏大，以至于在后期推动档案管理工作现代化建设的过程当中，工作人员并不能适应现代化的设备。单位在开展相关工作的过程当中，由于人员编制在设定的过程中存在限制，以至于无法选择到专业的人才开展档案管理工作，而且缺乏年轻化的工作团队。

3.5档案信息查询利用方式落后

单位在开展档案信息化建设的过程当中，管理的方式比较落后，各个部门之间并没有进行网络方面的连接，以至于针对档案并没有进行线上的实时共享。如果需要对大自然进行利用，就需要到专门的档案室去查阅，整体的检索速度会比较慢。档案室虽然设置了现代化的管理设备，但是却缺乏和硬件设施相匹配的软件管理系统，这就导致档案信息，虽然录入了文件目录，但是却没有关于档案信息的全部数据。

4 档案行政管理部门的重要意义

在单位成立之时，档案管理工作就已经完成了初步的运行，和单位各项工作有着非常密切的关系，档案管理工作在单位整体运行过程中是不容忽视的一项内容。档案管理工作对于单位发展来说非常重要，通过对党员管理工作的体系进行优化，可以有效提高单位的工作效率，也能推动单位稳定可持续的发展。单位在发展的过程中，人事工作、科研工作、党群工作的种类繁多，形式更是多种多样，这就使得会涉及到许多繁杂的档案管理内容^[4]。影响到单位档案管理质量的不仅仅在于工作人员，整体机制对其影响也是非常深远的。档案管理工作的质量和每一位工作人员的利益有着密切的关系，是未来重大决策制定以及工作开展的重要依据。

5 加强行政档案管理质量保障体系建设的主要对策

5.1强化行政档案管理的先进职业观念

为了实现单位档案管理工作可以得到高效稳定的运行，需要对传统的管理理念进行更改，工作人员要秉持求真务实、爱岗敬业的工作理念。单位需要加强对工作人员的思想政治教育，但工作在整体开展的过程中，要贯彻落实社会主义核心价值观。通过定期展开培训以及职称的评定，激发工作人员的工作积极性和主动性，建立更加完善的奖惩机制，强化工作人员的档案管理意识。营造轻松愉快的工作氛围，推动档案管理工作向系统化、智能化、现代化、信息化的方向发展，转变传统的工作管理理念。

5.2提高单位领导对档案管理工作的重视

单位档案管理工作整体开展的过程中，为了有效提高工作的效率和质量需要强化管理者的责任意识，作为单位的管理人员需要重视档案管理工作，将档案管理工作相应内容列入到绩效考核的指标当中。除此之外，管理者也需要定期对工作人员进行档案管理宣讲，制定更加完善的法律法规，结合单位的实际发展情况设定条例内容，定期对档案管理工作进行检查。

5.3提升档案管理队伍的整体素质

长期以来档案管理工作在开展时，规则一直认为该项工作并不需要较高的专业知识，对于工作人员的管理力度也会比较松弛，在聘用工作人员时具有较大的随意性。随着社会经济的快速发展，信息化时代已然来临，档案管理工作需要对自身的管理理念进行转变，紧跟时代的发展步伐，聘用职业化和专业化水平较高的工作人员。建设综合水平较高的档案管理队伍，培养人们更加先进的观念和工作思路，管理者重视对于工作人员的培养^[5]。通过对工作人员的基础业务进行培训，建立全方位的工作管理制度，不断提高单位档案管理工作人员的专业水平。

5.4强化档案管理工作的规范性建设

为了保障单位档案管理工作可以得到稳定可持续的开展，需要对相应的工作行为进行规范。日常工作在开展的过程中要充分遵守法律法规，招聘工作人员时要依据相关的规章制度，不得出现徇私舞弊的现象。强化工作人员的责任心，有效提高工作人员的综合水平，构建更加完善的档案管理体系。针对于档案文件资料的后期使用，需要建立更加完善的保密制度，确保工作人员的职责可以得到明确的划分。

结束语

单位档案管理工作在整体开展的过程中，需要制定更加完善的工作体系。加大力度投入档案管理资金，拓展资金筹集的渠道和方式，为单位的管理工作制定专项资金，确保可以做到专款专用。管理人员需要定期中间培训，不断提高工作人员的专业水平和综合素养，制定严谨的工作管理制度，以便可以对重要的文件和档案资料进行妥善的保管。

参考文献

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[2]刘晓芸.刍议单位行政档案管理的现状及对策[J].办公室业务，2019，5（15）:34-36.

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[4]高宇静.电子文件档案化管理分析[J].企业改革与管理,2018，2(8）:62-65.

[5]宋淑红.单位档案管理的现状及对策分析[J].东方企业文化,2019，5(18）:92-96.