档案管理是高校中一项重要工作，而二级学院档案是学校档案的重要组成部分。随着每年高校扩招、专业设置和学生人数的增加，档案工作的重要性愈来愈受到重视。我们以往原始档案基本以纸质档案为主，而纸质档案往往在保存中容易受潮、破损、不方便携带、查询等问题。因而在高校二级学院档案管理越来越需要重视的情况下,这就需要档案信息化。所谓档案信息化，在档案管理中应用现代信息技术，让传统纸质档案逐渐演变为电子档案,并能通过互联网达到档案信息资源共享。这不仅极大地提高了档案管理，更加方便了全院师生查阅。

一、二级学院档案信息化的重要性

1．1国家档案局在《全国档案事业发展“十二五”规划》中一项重要任务就是：“档案信息化工作。贯彻落实国家有关电子文件管理，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等；打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。”二级学院档案是高校档案的第一手资料，是全院师生在各种活动中积累起来的珍贵资料，它真实完整的记载了历年来全院师生的工作情况。例如，老师们每年的教案、讲稿、工作量、科研；学生们的学籍成绩表、试卷、课程设计、毕业论文、综合素质、教材等。为教师考核评优、职称评定、教学改革、学生奖学金评定、优秀毕业生评选，提供了重要参考依据。还为我们在今后工作中的顺利发展避免了走弯路，更为院部改革创新提供了相关依据。

1．2学院档案是各项工作的考察凭证。二级学院档案管理工作在直接为全院师生的教学,科研服务的同时，还要不断满足利用者所需的档案材料或信息。二级学院档案也是高校本科教学评估和重点课程建设的重要依据。对于院部领导,应善于借助大量的、准确的内部资料,综合分析,拓展学院发展思路。领导、教师及业务人员,在熟悉情况,总结经验,制定计划,处理问题时,不可能单纯凭个人记忆,常常需要查询历年的档案记录。纸质档案就会出现费时费力、不方便查询的缺点，而档案管理信息化，就能方便、快捷、调取、查询出以往的档案资料。

二、二级学院档案，是衡量院部教学管理水平和教学质量的重要支撑材料。主要包含文书档案、教学档案、科研档案。这些档案不仅局限在纸质文字档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像等各种不同种类数字化档案。

1.1文书档案是指院部行政管理活动轨迹的历年记录。例如，教学计划、年度总结、各类规章制度、往学校上报的各类报表、会议记录、学校各部门颁发的文件通知等材料。

1.2教学档案是院部工作的主体、核心。主要包括实验室建设资料；学生学籍成绩表管理、教育实习；教材、人才培养方案、期中教学检查资料、课堂教学评价（学生评价、教师互评，督导组评价）、教学进度表、听课记录、教研活动记录；各学期试卷、学生注册表、在校学生学籍处分、休学、退学、缓考等材料；教材方面的自编、主编、指导书、习题集等。这些材料如果存在某个教师手中，不仅容易流失，还无法让全院师生共享，这就需要院部统一整理，建立一套完整的教务信息化资料档案。可以及时将教师学生的工作学习状况，全院教学动态情况，利用计算机进行立卷、存贮与检索和传统纸质档案管理实现无缝衔接。让全院师生可以十分便捷地统计、查询、检索学生、教师的各类信息。这不仅大幅度提高档案工作的效率，还促进了档案信息的交流和共享，便利了档案的异地传输和使用。

1.3科研档案主要有教师讲课获奖、出版的专著、论文、各类立项、科研成果的申报、评审、获奖情况、获奖证书、录音录像材料。科研档案是教师业务能力的体现。更显示了院部教师的素质和创造力，对院部发展有着积极推进的作用。

三、提高档案管理人员的素质和专业技能

档案工作是一项既繁琐又严谨的工作，这就需要档案工作人员在工作中不仅要严谨，还要具有高度的责任心。《档案法》中一条就是从事档案工作的人员，应当忠于职守、遵守法纪、恪守职业道德，具备档案管理及相关的专业知识和业务技能。因此档案工作人员不仅要勤于学习专业知识，对本职工作一丝不苟，不能主观臆断凭感情办事，更不能弄虚作假。力求做到及时、完整、真实、准确和规范。二级学院档案管理人员往往档案意识淡薄、档案工作缺乏统一的标准，院部存档大多停留在传统方式上，难以适应档案信息化发展的需要。这就需要档案管理人员努力学习《档案法》、《文书立卷方法》,学习学校档案管理的暂行规定等。在具备一定的专业知识的同时，也要具备一定的安全意识。

四、档案管理健全，同时也对保管环境、设备等有一定的要求。现在各单位档案信息化与互联网利用成为发展趋势；云计算、大数据和移动网络技术的发展，给信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来挑战。深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式。这些就需要我们档案人员在实践工作中充分利用计算机、互联网，存档文件材料的收集、程序与方法,学会档案类别的调整等。

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